O software de gestão é atualmente tido como uma das mais importantes ferramentas de apoio à gestão de um negócio, tanto a nível funcional como administrativo. Com suporte à área de compras, de vendas, de marketing, de gestão de stocks e de gestão financeira, o software de gestão desempenha, assim, um papel essencial para qualquer empresa, devendo apresentar qualidades sólidas quanto à sua robustez, fiabilidade, segurança e funcionalidade.

No entanto, são muitas as soluções de software de gestão que se conseguem encontrar no mercado, o que faz com que seja muitas vezes difícil escolher aquele que melhor se aplica às necessidades de um determinado negócio.

Quatro fases para a melhor escolha

Podemos, então, considerar quatro fases para garantir a melhor escolha do software de gestão mais indicado para a sua empresa.

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1ª etapa: Planeamento da implementação do software de gestão

Esta é considerada uma das mais importantes fases do processo de seleção do software de gestão, uma vez que implica a clara definição dos objetivos e das necessidades relacionadas com o sistema. Assim, nesta fase, será necessário:

  • examinar criticamente o seu negócio e descobrir os objetivos que o software de gestão servirá, já que existem diferentes sistemas que cumprem propósitos distintos.
  • definir características relacionadas com os objetivos, permitindo, assim, identificar corretamente os requisitos necessários com o software a adquirir.
  • determinar fatores de mensurabilidade que favoreçam a comparação de softwares de gestão distintos e a consequente decisão em relação àquele que responde mais eficazmente a cada um dos requisitos levantados.
  • e, finalmente, construir, com base no levantamento anterior, uma base para a escolha do software.

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2ª etapa: Identificação das necessidades

Nesta fase, é necessário que considere os requisitos levantados na etapa anterior e que:

  • os organize por categorias, dividindo-os entre os funcionais (processamento de dados, processamento organizacional e registo de necessidades, entre outros) e os técnicos (interfaces do sistema com outras aplicações, necessidade de componentes adicionais de rede, etc.).
  • os distribua por níveis de prioridade, pontuando-os numa escala que lhe permita facilitar a comparação final: 5 para ‘obrigatório’, 4 para ‘altamente desejável‘, 3 para ‘desejável’, 2 para ‘convém ter’, 1 para ‘baixa prioridade’ e, finalmente, 0 para ‘desnecessário’.
  • os divida por seis categorias também pontuadas: 5 pontos para ‘a aplicação excede o requisito’, 4 pontos para ‘a aplicação suporta o requisito’, 3 pontos para ‘a aplicação só o suporta de forma parcial’, 2 pontos para ‘o software consegue adaptar-se ao requisito’, 1 ponto para ‘é possível que o software seja adaptado ao requisito’ e 0 pontos para ‘a aplicação não suporta o requisito’.

Listados e analisados os pontos anteriores, será, então, hora de avançar para o passo seguinte. Antes de mais, deve eliminar os sistemas que não correspondam de forma positiva à maioria dos requisitos definidos. Depois, será necessário que liste as empresas que disponibilizam softwares de gestão, considerando os públicos-alvo, os requisitos de sistema e os preços – empresas que trabalhem com realidades radicalmente diferentes da sua devem ser desconsideradas, tais como aquelas que apresentem valores muito acima ou abaixo da média do mercado.

Feita esta triagem, é provável que encontre a Alvo na lista final de empresas a auscultar. Afinal, disponibilizamos alguns dos softwares de gestão mais prestigiados no mercado - como o Primavera, cujo fabricante é parceiro da Alvo há mais de 20 anos. Além disso, acumulámos vários casos de sucesso ao longo da nossa história, que tem já mais de 25 anos.

3ª etapa: Avaliação de diferentes soluções

Chegámos, então, à altura de avaliar as soluções encontradas. Nesta fase, deve realizar uma análise cuidada às qualidades e características técnicas e funcionais dos softwares de gestão das empresas listadas. Aqui, deve, então, considerar:

  • a avaliação funcional: cada opção é classificada de acordo com o modo de cumprimento dos requisitos funcionais que definiu, considerando ainda outras funcionalidades que não integrem a lista elaborada. Caso verifique que, em casos particulares, existem requisitos que não são alcançados pelo sistema, preveja os gastos necessários para que essas exigências sejam cumpridas de uma forma alternativa.
  • a avaliação técnica: neste caso, cada opção é classificada segundo a forma como cumpre os requisitos técnicos definidos por si, avaliando ainda outras funcionalidades não incluídas nessa lista. Devem ser sempre considerados o custo e o impacto associados a cada software.
  • a avaliação dos custos: aqui, devem ser considerados todos os custos associados, desde o custo inicial do software, despesas com formação, taxas de manutenção e respetivos métodos de pagamento.
  • a avaliação das empresas fornecedoras dos sistemas: antes de tomar qualquer decisão, confirme se as empresas são financeiramente estáveis, verificando o seu histórico, a sua estratégia de atuação e os seus planos a curto e médio prazos. Estamos a falar de uma possível parceria estratégica para o seu negócio, pelo que todas estas informações são também vitais para o sucesso da sua marca.
  • a avaliação dos profissionais de manutenção e de apoio técnico: neste caso, convém que confirme o serviço de apoio ao cliente das empresas, verificando a qualidade da consultoria de suporte para a implementação do software, o horário de funcionamento, a disponibilização de formações regulares e o apoio gratuito a novos clientes, como a Alvo garante a todos os seus novos parceiros.

4ª etapa: Seleção do software

Entrámos, então, na derradeira fase da escolha. Para isso, a melhor forma de o fazer é, mais uma vez, calculando os valores da grelha inicial de avaliação e multiplicando o valor de prioridade do requisito pelo valor da capacidade de cada empresa candidata em cumprir essa exigência. Somados os pontos, vai, então, conseguir organizar a sua lista, desde a empresa com melhor pontuação até à que ficou pior pontuada. A empresa que liderar esta tabela será aquela que, à partida, melhor responderá aos seus requisitos e às suas necessidades.

No entanto, estes resultados podem não ser literais, pelo que é essencial que reveja a classificação final, considerando a existência de critérios e motivos que, não estando relacionados com os requisitos iniciais, podem impedir a escolha de determinado software. Reveja, portanto, a pontuação final, considerando critérios intangíveis que podem não ter integrado inicialmente a avaliação, como, por exemplo, as parcerias de negócio.

Feita a análise e encontrada a empresa efetivamente líder da tabela, deverá notificá-la, indicando a versão do sistema, os componentes e os graus de manutenção pretendidos, para que seja, então, elaborado o contrato.

5ª etapa: Negociação do contrato

Chegados à reta final

A 5ª e última fase pode parecer a mais simples, mas continua a merecer especial atenção da sua parte. Estamos, afinal, na fase da negociação, e, como tal, é necessário garantir que o contrato:

  • Inclui todos os termos e condições acordados, bem como todos os valores acertados para a aquisição, as despesas anuais de manutenção e os métodos de pagamento. Se detetar alguma incorreção no contrato, assinale esses pontos e peça a respetiva revisão.
  • Considera todas as licenças do sistema, indicando se estas cobrem todo o negócio (ou só uma localidade), bem como as condições de renovação e a possibilidade de transferência.
  • Indica pormenores sobre a manutenção - como o nível de suporte, a hipótese de o produto ser substituído, em caso de perda ou dano, e a definição das atividades que invalidam o suporte.
  • Inclui pormenores sobre as atualizações, como a possibilidade de pagar por novas versões ou a confirmação de que o suporte das atualizações está presente no contrato, tal como a documentação.
  • Considera as condições legais, como os termos legais do documento, as garantias que são estabelecidas e as ações a tomar, se o software não cumprir com certas especificações.

Garantidas estas cinco fases, estarão então reunidas todas as condições para que faça uma escolha acertada do software de gestão para a sua empresa. Sem margem para erros e com a segurança de que terá ao serviço do seu negócio um sistema que será, sem dúvida, o maior apoio à eficácia e à gestão da sua marca.

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