Damos-lhe a conhecer algumas das nossas soluções de software desenvolvidas in house e que resultam do elevado know-how e expertise da Alvo: o GOA, que permite gerir orçamentos e contratos na perspetiva de um dono de obra; o Mytho, uma solução de gestão documental para as PME que precisam de uma solução simples, económica e fácil de utilizar, podendo ser usada isoladamente ou integrada com o ERP Primavera; o Portal de Documentos, que visa o setor da distribuição e logística e que permite dar autonomia à equipa de entregas; e o Conector Primavera ERP e Microsoft Dynamics, uma solução rápida de integração total entre gestão comercial e financeira para as PME portuguesas.
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MYTHO
O Mytho é uma solução de gestão documental desenvolvida a pensar nas necessidades das PME que procuram uma solução simples, económica, fácil de utilizar e que pode ser integrada com o software de gestão Primavera.
Esta solução Alvo apresenta como principais vantagens:
O Mytho é uma solução Primavera Certified Product, selo que lhe garante a distinção pela sua qualidade e nível de integração com o software Primavera.
No entanto, pode ainda ser integrado com outro ERP ou funcionar de forma independente:
A escolha é sua.
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Questão 1
Por que é que uma solução de gestão documental fará a diferença para uma empresa?
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Questão 2
Estas soluções são indicadas para pequenas e médias empresas?
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Questão 3
É verdade que este tipo de gestão documental poupa tempo, dinheiro e espaço?
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Questão 4
Os arquivos estão mais protegidos com esta solução?
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Questão 5
É mais vantajoso contar com uma solução de gestão documental com estatuto Primavera Certified Product?
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Questão 6
É verdade que há soluções que podem permitir uma automatização dos fluxos de aprovação?
Por que é que uma solução de gestão documental fará a diferença para uma empresa?
Perante os grandes volumes de informação nas empresas, esta solução agiliza o arquivo ao permitir a organização, a pesquisa intuitiva e facilitada com o recurso a filtros e a consulta de documentos em perfeitas condições de leitura, através do meio digital.
Por outro lado, esta forma de gerir os arquivos também se pode destacar pela indexação dos documentos. Assim sendo, o arquivo encontra-se consolidado com as áreas financeiras e operacionais. Esta é uma das principais vantagens do Mytho® graças à integração com o ERP, o que a distingue de outras soluções.
De destacar ainda um maior controlo dos acessos e das versões da documentação e ainda dos fluxos documentais – daí que os utilizadores sejam informados sobre os diferentes estados pelos quais um documento passa, como a aprovação, a publicação e a distribuição.
Estas soluções são indicadas para pequenas e médias empresas?
Mesmo que as empresas com uma menor dimensão não tenham um arquivo tão vasto, em comparação com os grandes negócios, essas empresas também podem aumentar a sua produtividade, caso tenham os seus documentos organizados de forma adequada e facilmente acessíveis.
Existem soluções de gestão documental especialmente pensadas para as pequenas e médias empresas, como o Mytho®, que se adaptam ao orçamento dos negócios com essas dimensões.
É verdade que este tipo de gestão documental poupa tempo, dinheiro e espaço?
Sim. Como há uma maior eficiência administrativa, o acesso ao arquivo é mais rápido, com uma pesquisa por documentos indexados por critérios, como o tipo de entidade (fornecedores, colaboradores…) ou o tema (contratos, reclamações…). Além disso, algumas soluções permitem a indexação aos processos da empresa, com a integração com o ERP – é o caso do Mytho®.
Existe igualmente uma diminuição dos custos operacionais, evidente no investimento que se poupa com as fotocópias e impressões, para além de um aumento da produtividade. O mesmo acontece com o espaço físico. Com a digitalização de antigos e novos documentos, nem é preciso contar com uma área específica para guardar o arquivo, havendo um menor volume de papel.
Perante tamanha poupança, algumas empresas chegam a reduzir os seus custos para mais de metade, de um ano para o outro.
Os arquivos estão mais protegidos com esta solução?
Sim. Tendo como exemplo a solução Mytho®, os documentos podem ficar arquivados numa base de dados SQL (Structured Query Language) que conta com mecanismos de segurança avançada – ou seja, os documentos permanecem guardados diretamente na base de dados, o que impede que os ficheiros sejam apagados por acidente. Acrescente-se que os ficheiros estão sujeitos a constantes backups simples e intuitivos.
É mais vantajoso contar com uma solução de gestão documental com estatuto Primavera Certified Product?
Correto. Vejamos o caso do Mytho®: como tem esse estatuto, integra-se com o software Primavera. No entanto, se o ERP em uso na empresa for outro, o Mytho® também está preparado para se integrar com outras soluções.
Esta solução ainda pode funcionar autonomamente e até é independente do licenciamento do ERP: logo, mesmo sem haver acesso ao software de gestão em utilização na empresa, qualquer pessoa pode pesquisar ou consultar os documentos, entre outras tarefas.
É verdade que há soluções que podem permitir uma automatização dos fluxos de aprovação?
Correto. Essa é, aliás, uma das principais vantagens do Mytho®, visto que há um encaminhamento dos arquivos para os diversos aprovadores, com base no tipo de departamento, entre outros critérios. O aprovador consegue dar seguimento a um documento, graças ao portal Web ou a notificações que chegam através de um email que contém dados sobre o respetivo documento e o seu histórico de aprovação.
É por isso que, com um acesso a partir de um dispositivo móvel, a qualquer momento, e em qualquer lugar, os colaboradores podem confirmar o estado de um documento e as aprovações que, entretanto, foram efetuadas. Algumas empresas que disponibilizam estas alternativas de gestão documental até contam com soluções cloud para que as aprovações sejam feitas de forma remota (isto é, fora da rede local), independentemente do dispositivo móvel (Windows Phone, iOS, Android).