Damos-lhe a conhecer algumas das nossas soluções de software desenvolvidas in house e que resultam do elevado know-how e expertise da Alvo: o GOA, que permite gerir orçamentos e contratos na perspetiva de um dono de obra; o Mytho, uma solução de gestão documental para as PME que precisam de uma solução simples, económica e fácil de utilizar, podendo ser usada isoladamente ou integrada com o ERP Primavera; o Portal de Documentos, que visa o setor da distribuição e logística e que permite dar autonomia à equipa de entregas; e o Conector Primavera ERP e Microsoft Dynamics, uma solução rápida de integração total entre gestão comercial e financeira para as PME portuguesas.
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MYTHO
O Mytho é uma solução de gestão documental desenvolvida a pensar nas necessidades das PME que procuram uma solução simples, económica, fácil de utilizar e que pode ser integrada com o software de gestão Primavera.
Esta solução Alvo apresenta como principais vantagens:
O Mytho é uma solução Primavera Certified Product, selo que lhe garante a distinção pela sua qualidade e nível de integração com o software Primavera.
No entanto, pode ainda ser integrado com outro ERP ou funcionar de forma independente:
A escolha é sua.
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Questão 1
Por que é que uma solução de gestão documental fará a diferença para uma empresa?
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Questão 2
Estas soluções são indicadas para pequenas e médias empresas?
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Questão 3
É verdade que este tipo de gestão documental poupa tempo, dinheiro e espaço?
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Questão 4
Os arquivos estão mais protegidos com esta solução?
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Questão 5
É mais vantajoso contar com uma solução de gestão documental com estatuto Primavera Certified Product?
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Questão 6
É verdade que há soluções que podem permitir uma automatização dos fluxos de aprovação?
Por que é que uma solução de gestão documental fará a diferença para uma empresa?
Perante os grandes volumes de informação nas empresas, esta solução agiliza o arquivo ao permitir a organização, a pesquisa intuitiva e facilitada com o recurso a filtros e a consulta de documentos em perfeitas condições de leitura, através do meio digital.
Por outro lado, esta forma de gerir os arquivos também se pode destacar pela indexação dos documentos. Assim sendo, o arquivo encontra-se consolidado com as áreas financeiras e operacionais. Esta é uma das principais vantagens do Mytho® graças à integração com o ERP, o que a distingue de outras soluções.
De destacar ainda um maior controlo dos acessos e das versões da documentação e ainda dos fluxos documentais – daí que os utilizadores sejam informados sobre os diferentes estados pelos quais um documento passa, como a aprovação, a publicação e a distribuição.
Estas soluções são indicadas para pequenas e médias empresas?
Mesmo que as empresas com uma menor dimensão não tenham um arquivo tão vasto, em comparação com os grandes negócios, essas empresas também podem aumentar a sua produtividade, caso tenham os seus documentos organizados de forma adequada e facilmente acessíveis.
Existem soluções de gestão documental especialmente pensadas para as pequenas e médias empresas, como o Mytho®, que se adaptam ao orçamento dos negócios com essas dimensões.
É verdade que este tipo de gestão documental poupa tempo, dinheiro e espaço?
Sim. Como há uma maior eficiência administrativa, o acesso ao arquivo é mais rápido, com uma pesquisa por documentos indexados por critérios, como o tipo de entidade (fornecedores, colaboradores…) ou o tema (contratos, reclamações…). Além disso, algumas soluções permitem a indexação aos processos da empresa, com a integração com o ERP – é o caso do Mytho®.
Existe igualmente uma diminuição dos custos operacionais, evidente no investimento que se poupa com as fotocópias e impressões, para além de um aumento da produtividade. O mesmo acontece com o espaço físico. Com a digitalização de antigos e novos documentos, nem é preciso contar com uma área específica para guardar o arquivo, havendo um menor volume de papel.
Perante tamanha poupança, algumas empresas chegam a reduzir os seus custos para mais de metade, de um ano para o outro.
Os arquivos estão mais protegidos com esta solução?
Sim. Tendo como exemplo a solução Mytho®, os documentos podem ficar arquivados numa base de dados SQL (Structured Query Language) que conta com mecanismos de segurança avançada – ou seja, os documentos permanecem guardados diretamente na base de dados, o que impede que os ficheiros sejam apagados por acidente. Acrescente-se que os ficheiros estão sujeitos a constantes backups simples e intuitivos.
É mais vantajoso contar com uma solução de gestão documental com estatuto Primavera Certified Product?
Correto. Vejamos o caso do Mytho®: como tem esse estatuto, integra-se com o software Primavera. No entanto, se o ERP em uso na empresa for outro, o Mytho® também está preparado para se integrar com outras soluções.
Esta solução ainda pode funcionar autonomamente e até é independente do licenciamento do ERP: logo, mesmo sem haver acesso ao software de gestão em utilização na empresa, qualquer pessoa pode pesquisar ou consultar os documentos, entre outras tarefas.
É verdade que há soluções que podem permitir uma automatização dos fluxos de aprovação?
Correto. Essa é, aliás, uma das principais vantagens do Mytho®, visto que há um encaminhamento dos arquivos para os diversos aprovadores, com base no tipo de departamento, entre outros critérios. O aprovador consegue dar seguimento a um documento, graças ao portal Web ou a notificações que chegam através de um email que contém dados sobre o respetivo documento e o seu histórico de aprovação.
É por isso que, com um acesso a partir de um dispositivo móvel, a qualquer momento, e em qualquer lugar, os colaboradores podem confirmar o estado de um documento e as aprovações que, entretanto, foram efetuadas. Algumas empresas que disponibilizam estas alternativas de gestão documental até contam com soluções cloud para que as aprovações sejam feitas de forma remota (isto é, fora da rede local), independentemente do dispositivo móvel (Windows Phone, iOS, Android).
O que os nossos clientes dizem
A adoção do software Primavera e a implementação do sistema de Employee Self-Service (Portal) em várias empresas do nosso Grupo resultou numa melhoria visível e valorizada por todos, na gestão de alguns processos de RH dentro da nossa organização. No entanto, e tal como noutros, o que realmente faz a diferença são as pessoas que os implementam e desenvolvem – na Alvo, encontrei essas pessoas. Luís Mota HR Manager na Merck Sharp & Dhome
Com a poupança em papel, consumíveis, recursos de cópia e espaço, reduzimos em mais de 50% os nossos custos face ao ano anterior. Filipa Palhares Diretora Financeira da Centralseg
Os orçamentos de obras que eram feitos em Excel passaram a ser construídos e desenhados no software de gestão de obras, o que permitiu tornar-nos mais eficientes e eficazes. António Delgado Área Administrativa e Financeira da Wellcare
Gostei muito das dinâmicas propostas. Algumas, aliás, “trouxemos para casa” para repetir. Muito obrigada pela experiência! Carla Garcia Generali – Companhia de Seguros
Todo o suporte técnico que a Alvo tem vindo a realizar tem sido efetuado com a maior celeridade, profissionalismo e rigor. Diogo Simão Diretor de Sistemas de Informação na St. Peter’s School
Com a implementação da tecnologia SIP, foi possível reduzir custos para camadas internacionais, o que é fundamental para nós visto termos a casa-mãe na Suíça. António Caio Diretor-Geral da Ferring Portuguesa
Assegurámos que a informação crítica para o negócio está guardada de forma segura, em vários locais e disponível para reposição imediata. Luís Rapoula Diretor Financeiro da Viborel Distribuição
O serviço de backups na cloud superou todas as nossas expectativas. Hoje, sentimos que a nossa informação está guardada de forma segura. Carminda Estudante Diretora Administrativa na Irrimac
O ambiente na Alvo é sempre muito bom. Esta formação foi especialmente útil para os participantes porque foi possível utilizar os dados das próprias empresas para compreender as várias noções financeiras. Artur Patrão Diretor-Geral da Nipolândia
A Alvo ofereceu-nos uma solução flexível que nos permite efetuar a contabilidade, quer da Sociedade Gestora, quer dos nossos diversos fundos de investimento imobiliário, com alto nível de integração. Bruno Ribeiro Contabilidade FII da Finivalor – SGFM, S.A.
Com o software ERP e CRM alojados na cloud, tornámo-nos mais ágeis, proativos e orientados para os nossos associados, pois conseguimos tomar decisões com informação correta e atempada em qualquer lugar. João de Castro Guimarães Diretor Executivo da GS1 Portugal Codipor
O nosso sistema está integrado com o da casa-mãe em Madrid, e conseguimos gerar em minutos reporting de gestão comparativo em diferentes normativos contabilísticos. Ivan Férrer Diretor-Geral da Auxadi Contadores
Com o Portal de Documentos, conseguimos melhorar substancialmente a produtividade da equipa comercial e diminuir o tempo de resposta ao cliente. Luís Rapoula Diretor Financeiro da Viborel Distribuição
Mesmo tendo taxas de depreciação específicas, conseguimos gerar todos os mapas fiscais de imobilizado automaticamente a partir do software de gestão. António Marques Isabel Diretor Financeiro da PortSines
O software de gestão de formação permite-nos planear e gerir de forma eficaz as formações de cerca de 1.100 funcionários. Raquel Faria Diretora de Recursos Humanos na Perfumes & Companhia
Desde 2007 que usamos ferramentas de gestão orçamental e de suporte à contratação pública desenvolvidas pela Alvo, que sempre demonstrou empenho e profissionalismo. Está assim demonstrado que é possível fazer bem com o que é nacional, com orçamentos moderados. Paulo Farinha Administrador da Parque Escolar
“Na altura de escolher o sistema de gestão para a Empresa, decidimos adquirir o Primavera, por cumprir com os requisitos necessários. A Alvo foi essencial na sua implementação e formação dos colaboradores, demonstrando profissionalismo, disponibilidade e empenho.” Raquel Costa Diretora
A Alvo ajudou-nos a implementar um fluxo documental nos programas de faturação e compras, o que nos permitiu obter ganhos de produtividade e minimizar as falhas humanas. Luís Rapoula Diretor Financeiro da Viborel Distribuição
Ao colocarmos o email na cloud, conseguimos reduzir o investimento em infraestrutura e, ao mesmo tempo, garantir níveis de segurança e redundância superiores. António Gomes Membro da Administração da Mendes & Irmãos
A Alvo implementou centrais telefónicas VoIP que nos permitiram interligar três localizações distintas e evitar pagar custos de comunicações dentro da empresa. António Gomes Membro da Administração da Mendes & Irmãos
A Alvo ajuda-nos a beneficiar de todas as potencialidades do software de gestão, de forma a aumentar a nossa produtividade. João Pexita Assessor Administrativo na Pastéis de Belém
“A relação com a Alvo permitiu agilizarmos de forma eficaz os nossos processos internos, superando as expetativas. Acreditamos que esta parceria baseada na confiança e transparência nos irá levar longe” Silvia Sousa Técnica Contabilidade
A Alvo continua a demonstrar ser uma das melhores empresas do país, com técnicos qualificados e atendimento de topo. O apoio é prestado em tempo útil, com explicação dos processos e métodos utilizados. Obrigado! Bruno Ribeiro Contabilidade e Backoffice (CBO) do Montepio Valor
Com o Mytho, assegurámos a implementação e o cumprimento de regras rigorosas no processo de pagamento de faturas de fornecedores. Leonor Salgueiro Diretor Financeiro da ViniPortugal
A integração dos recursos humanos com o sistema de processamento das despesas dos delegados de informação médica permitiu-nos reduzir custos administrativos. Rui Rodrigues Diretor de Sistemas de Informação da Bial
A Alvo desenvolveu um módulo que permite que os dados dos sistemas de gestão de hotelaria – Ópera e Fidélio – sejam replicados no software de compras e contabilidade, o que evita a introdução de dados repetitiva. Vilar Filipe Diretor de Sistemas de Informação da Sóteis (Hotel Palácio)