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O Mytho® é uma solução de gestão documental, desenvolvida pela Alvo, a pensar nas necessidades das pequenas e médias empresas, que precisam de uma solução simples, económica, fácil de utilizar e que pode ser integrada com o software de gestão Primavera.

Brochura Mytho – Gestão Documental

Principais vantagens do Mytho® – Gestão Documental

  • Acessibilidade: através de um portal web na Internet ou Intranet
  • Indexação dos documentos: arquivo documental consolidado com áreas operacionais e financeiras
  • Controlo da documentação: fluxos documentais, controlo de versões e controlo de acessos
    Pesquisa facilitada: os documentos são encontrados através de vários filtros
  • Segurança do arquivo: documentos ficam arquivados em base de dados SQL e são sujeitos a backup
  • Redução de custos: elimina volume de papel e espaço físico ocupado pelo arquivo

Integrado ou independente

PBSS CertifiedProduct XL1 150x150O Mytho® é um Primavera Certified Product, um estatuto apenas atribuído a soluções que se distinguem pela sua qualidade e pelo nível de integração com o software Primavera.

No entanto, pode ainda ser integrado com outro ERP ou funcionar de forma independente. A escolha é sua.

Simples e económica

Esta é uma solução acessível ao orçamento da sua empresa. O Mytho® é simples de utilizar e de implementar e evolui de acordo com as suas necessidades. Evite sistemas complexos dos quais não necessita.

Documentos associados ao ERP

Elimine a maior parte do arquivo em papel. Associe os documentos em formato digital aos processos da sua empresa, para que estejam sempre acessíveis e sejam fáceis de encontrar.

A solução de gestão documental da Alvo permite indexar documentos às Entidades (Clientes, Fornecedores, Funcionários, entre outras), Documentos de Compras e Movimentos da Contabilidade do software Primavera, bem como a categorias previamente definidas pela sua empresa (Correspondência, Reclamações, Contratos, etc.).

Partilha de documentos do ERP

O Mytho® é independente do licenciamento do ERP. Isto significa que qualquer pessoa pode consultar, pesquisar e aprovar documentos associados a Clientes, Encomendas a Fornecedores, Faturas de Fornecedores ou Movimentos de Contabilidade (para citar alguns exemplos), mesmo sem ter acesso ao software de gestão em uso na sua empresa.

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Fluxo de aprovações

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Estenda as funcionalidades de qualquer linha do software Primavera (Starter, Business Suite, Professional, Executive) com fluxos de aprovações de documentos.

O Mytho® permite-lhe definir ciclos de aprovação por diversos parâmetros, tais como departamentos, tipos de documento e valor. A qualquer momento, poderá consultar o estado do documento, assim como todas as aprovações realizadas.

Aprovações multiplataforma

Com recurso a um sistema de notificações, a solução documental da Alvo permite-lhe aprovar ou rejeitar os documentos a partir de qualquer lugar.

Aprove o documento diretamente no portal web ou a partir do email de alerta. Com recurso aos serviços cloud da Alvo, poderá ainda efetuar as suas aprovações remotamente (fora da rede local) a partir de qualquer dispositivo móvel (iOS, Android e Windows Phone).

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File system

Obtenha um sistema de ficheiros independente do seu ERP, com a estrutura de pastas que pretender, para gestão da correspondência ou arquivo de documentos. Permita a consulta destes documentos a quem quiser, garantindo o controlo de acessos e os níveis de segurança pretendidos.

 

  1. Por que motivos uma solução de gestão documental fará a diferença para uma empresa?

Perante os grandes volumes de informação nas empresas, esta solução agiliza o arquivo, ao permitir a organização, a pesquisa intuitiva e facilitada com o recurso a filtros e a consulta de documentos em perfeitas condições de leitura, através do meio digital.

Por outro lado, esta forma de gerir os arquivos também se pode destacar pela indexação dos documentos: sendo assim, o arquivo encontra-se consolidado com as áreas financeiras e operacionais. Esta é uma das principais vantagens do Mytho®, graças à integração com o ERP, o que a distingue de outras soluções.

A destacar ainda um maior controlo dos acessos e das versões da documentação e ainda dos fluxos documentais – daí que os utilizadores sejam informados sobre os diferentes estados pelos quais um documento passa, como a aprovação, a publicação e a distribuição.

 

  1. Estas soluções são indicadas para pequenas e médias empresas?

Mesmo que as empresas com uma menor dimensão não tenham um arquivo tão vasto, em comparação com os grandes negócios, essas empresas também podem aumentar a sua produtividade, caso tenham os seus documentos organizados de forma adequada e facilmente acessíveis.

Existem soluções de gestão documental especialmente pensadas para as pequenas e médias empresas, como o Mytho®, que se adaptam ao orçamento dos negócios com essas dimensões.

 

  1. É verdade que este tipo de gestão documental poupa tempo, dinheiro e espaço?

Sim. Como há uma maior eficiência administrativa, o acesso ao arquivo é mais rápido, com uma pesquisa por documentos indexados por critérios, como o tipo de entidade (fornecedores, colaboradores…) ou o tema (contratos, reclamações)… Além disso, algumas soluções permitem a indexação aos processos da empresa, com a integração com o ERP. É o caso do Mytho®.

Existe igualmente uma diminuição dos custos operacionais, evidente no investimento que se poupa com as fotocópias e impressões, para além de um aumento da produtividade.

O mesmo acontece com o espaço físico. Com a digitalização de antigos e novos documentos, nem é preciso contar com uma área específica para guardar o arquivo, havendo um menor volume de papel.

Perante tanta poupança, algumas empresas chegam a reduzir os seus custos para mais de metade, de um ano para o outro.

 

  1. Com esta solução, os arquivos estão mais protegidos?

Sim. Tendo como exemplo a solução Mytho®, os documentos podem ficar arquivados numa base de dados SQL (Structured Query Language) que conta com mecanismos de segurança avançada – portanto, os documentos permanecem guardados diretamente na base de dados, o que impede que os ficheiros sejam apagados por acidente. Acrescente-se que os ficheiros estão sujeitos a constantes backups simples e intuitivos.

 

  1. É mais vantajoso contar com uma solução de gestão documental com estatuto de Primavera Certified Product?

Claro que sim. Vejamos o caso do Mytho®: como tem esse estatuto, integra-se com o software Primavera. No entanto, se o ERP em uso na empresa for outro, o Mytho® também está preparado para se integrar com outras soluções.

Esta solução ainda pode funcionar autonomamente e até é independente do licenciamento do ERP: logo, mesmo sem haver acesso ao software de gestão em utilização na empresa, qualquer pessoa pode pesquisar ou consultar os documentos, entre outras tarefas.

 

  1. É verdade que há soluções que podem permitir uma automatização dos fluxos de aprovação?

Essa é, inclusive, uma das principais vantagens do Mytho®, visto que há um encaminhamento dos arquivos para os diversos aprovadores, com base no tipo de departamento, entre outros critérios. O aprovador consegue dar seguimento a um documento, graças ao portal Web ou a notificações que chegam através de um e-mail que contém dados sobre o respetivo documento e o seu histórico de aprovação.

É por isso que, com um acesso a partir de um dispositivo móvel, a qualquer momento, e em qualquer lugar, os colaboradores podem confirmar o estado de um documento e as aprovações que, entretanto, foram efetuadas. Algumas empresas que disponibilizam estas alternativas de gestão documental até contam com soluções cloud para que as aprovações sejam feitas de forma remota (isto é, fora da rede local), independentemente do dispositivo móvel (Windows Phone, iOS, Android).

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