Como escolher um software de gestão de stocks?

Um software de gestão de stocks destina-se a qualquer empresa que necessite de um controlo rigoroso de stocks e de todo o processo de movimentação de entradas e saídas.

Para estas empresas, um dos grandes desafios é obter o equilíbrio ótimo: ter sempre o nível de stocks suficiente para dar resposta a encomendas de clientes, mas evitar o excesso de stocks, de forma a eliminar os consequentes custos operacionais.

O principal objetivo de um software de gestão de stocks passa por garantir que conseguimos responder às exigências dos clientes, mas satisfazendo de igual forma a componente económica. Isto é alcançado através de um conjunto de funcionalidades que integram as três vertentes da gestão de stocks: gestão administrativa (incluindo a gestão de todo o ciclo de aprovisionamento), gestão de armazéns (entradas e saídas) e gestão económica (otimização das quantidades em armazém).

 

Software de gestão de stocks vs. Excel

Uma gestão de stocks eficiente confere uma vantagem competitiva às empresas, independentemente da sua área de negócio. Não só permite reduzir custos operacionais, mas também manter os clientes satisfeitos, para que estes continuem a procurar a empresa e a gerar mais negócio.

Apesar disto, algumas empresas ainda optam por não investir num software de gestão de stocks e preferem usar uma simples folha de cálculo em Excel. No entanto, esta alternativa mais tradicional acarreta alguns inconvenientes, quando comparada com as funcionalidades integradas e automatizadas de um software:

 

Microsoft Excel

Software de gestão de stocks

Pouco prática, pois é muito manual e sujeita a erros humanos.

O software elimina a maior parte do trabalho manual e administrativo, automatizando grande parte das tarefas. Por outro lado, se for um software integrado com a área de compras, de vendas e contabilística (como o software Primavera), é possível atualizar a informação simultaneamente em todas estas áreas, com evidentes ganhos de produtividade.

Pouca segurança: os dados podem perder-se facilmente (basta que o computador seja atacado por um vírus).

No software, estão garantidos processos de backup, pelo que existe uma cópia de segurança acessível, caso seja necessário.

Por outro lado, existe a possibilidade de usar software na cloud, o que significa que os dados ficam seguros contra ataques a um computador ou rede da empresa.

Não há uma atualização em tempo real.

Independentemente da quantidade de stocks ou de armazéns que é necessário gerir, neste software os dados são centralizados e atualizados automaticamente para todos os utilizadores. A informação é ainda permanentemente atualizada tendo em conta o aprovisionamento ou as encomendas de clientes. Desta forma, é possível obter uma perspetiva ampla e real do seu negócio.

Dificuldades em analisar os níveis dos stocks.

O software dá-lhe a informação necessária para manter o nível de stocks adequado, otimizar a receção dos materiais, gerir localizações dos armazéns e garantir a correta valorização das existências. Permite-lhe saber, a qualquer momento, a valorização do stock atual, bem como distribuição e rotatividade do stock por armazéns e famílias de artigos.

Não dão alertas.

Ao contrário de um ficheiro de Excel, o software pode notificar sobre rotura de stock mínimo e de segurança, bem como sobre o momento e quantidade ideal a encomendar ao seu fornecedor, entre outras situações. Tudo isto ajuda as empresas a comprar bem, na altura certa e ao melhor preço.

Não conseguem acompanhar o crescimento do negócio.

O software está preparado para responder às necessidades de uma empresa em evolução, pois organiza os dados de forma a que os gestores consigam analisar a informação e tomar as melhores decisões. Por outro lado, está permanentemente atualizado e adequado à legislação em vigor.

 

O que ter em conta, ao escolher um software de gestão de stocks?

  • Usabilidade: Confirme que a solução é intuitiva e fácil de usar por todos os perfis de utilizadores. Solicite demonstrações, visualize vídeos da solução ou experimente uma versão de teste, se possível.
  • Tecnologias disponíveis: de acordo com as necessidades específicas da sua empresa, poderá querer instalar o software no seu servidor (instalação on premise) ou na cloud. Garanta que a solução selecionada lhe garante as várias possibilidades.
  • Apoio técnico: questione se a empresa que lhe disponibiliza o software tem uma equipa de suporte dedicada, com técnicos certificados. Confirme ainda que o horário de atendimento é coerente com o funcionamento do seu negócio.
  • Formação sobre a solução: verifique se o parceiro que está a selecionar tem capacidade para dar formação, não só na fase inicial de implementação como numa fase posterior, quando necessitar de conhecimentos mais avançados. Será ainda uma vantagem se forem disponibilizados documentos ou vídeos com tutoriais gratuitos sobre as funcionalidades mais comuns.
  • Adaptação ao hardware: é necessário que os empreendedores se aconselhem com os seus parceiros de negócio para terem a certeza de qual é a solução que melhor se adapta à sua infraestrutura. No caso de optar por uma solução na cloud, não precisa de se preocupar com uma infraestrutura própria.
  • Planeamento das necessidades de compra: analise se a solução permite a configuração de cenários de projeção de necessidades, pois esta funcionalidade garante-lhe o aprovisionamento adequado ao momento ou à sua estratégia. Se a solução, como o software de stocks Primavera, estiver integrada com o software de compras, as ordens de compra podem ser criadas de forma automática e enviadas diretamente para os fornecedores.
  • Nível ideal de stocks: o sistema deve ter mecanismos para ajudar a sua empresa a manter o nível ideal de stocks. Funcionalidades como definição do nível de stock pretendido, definição de stocks de segurança, reserva de stocks (para satisfazer encomendas) são essenciais.
  • Emissão de alertas personalizados: confirme que é possível configurar alertas relativamente a níveis de stocks, projeção de necessidades de compra, etc.
  • Versatilidade: assegure que é possível gerir artigos por lote, artigos compostos ou conjuntos de artigos, nº de série, unidades de medida, cores e tamanhos. Garanta ainda a gestão de existências por armazém e por localização.
  • Processo de inventariação simplificado: o software deve permitir uma contagem do inventário realizada diretamente na aplicação ou recorrendo a terminais de contagem automática (que facilitam muito esta tarefa).
  • Cumprimento da legislação: garanta que é possível garantir de forma fácil e automática toda a legislação, como a comunicação online do inventário à Autoridade Tributária e Aduaneira.
  • Indicadores de gestão: assegure que a solução lhe dá um conjunto de dashboards que lhe permite conhecer com elevado grau de detalhe a componente logística do negócio. Desta forma, é fácil e rápido identificar oportunidades de poupança, reconhecer padrões e antecipar tendências.
 

Subscreva a nossa newsletter