O Desafio
A ViniPortugal usava a linha Professional do software de gestão Primavera para gerir a sua área financeira e de logística, que não tem como funcionalidade de base a aprovação de documentos.
O controlo de pagamento de faturas a fornecedores era deficiente, uma vez que não se conseguia garantir que o mesmo apenas era efetuado após aprovação dos responsáveis pelo processo.
A ViniPortugal sentiu necessidade de um sistema integrado com o software de gestão Primavera, que permitisse implementar regras bem definidas para a aprovação de faturas.
A Solução
A Alvo implementou o Mytho®, uma solução própria de gestão documental com as seguintes características:
Integração com o ERP
O Mytho® funciona através de um portal web integrado com o software de gestão Primavera, que pode ser acedido por qualquer pessoa (mesmo que não seja utilizador do ERP).
Gestão Documental
Após a receção e digitalização da fatura do fornecedor, o ficheiro pode ser anexado ao documento registado no ERP.
Fluxos de aprovações
Foram criados fluxos de aprovação associados às faturas de fornecedores, parametrizados em termos de intervenientes, regras a aplicar e campos específicos que deveriam ser visíveis no processo de aprovação (ex: Mercado, Ação e Natureza).
Gestão Documental
Após a receção e digitalização da fatura do fornecedor, o ficheiro pode ser anexado ao documento registado no ERP.
Os resultados
Com o Mytho®, a ViniPortugal conseguiu estender as funcionalidades base da linha Professional do ERP Primavera com um fluxo de aprovações associado às faturas de fornecedores. Desta forma, conseguiu-se um controlo rigoroso no processo de pagamentos a fornecedores.
A centralização das aprovações de faturas no software de gestão, aliado a um sistema automático de alertas, permitiu um processo mais célere, que facilitou a vida de todos os intervenientes.
Sobre a ViniPortugal
A ViniPortugal (www.viniportugal.pt) é a Associação Interprofissional para a promoção dos vinhos portugueses e a entidade gestora da marca Wines of Portugal.
Fundada em 1997, enquanto associação privada sem fins lucrativos, agrupa estruturas associativas e organizações de profissionais ligadas ao comércio (ANCEVE e ACIBEV), à produção (FENAVI e FEVIPOR), às cooperativas (FENADEGAS), aos destiladores (AND), aos agricultores (CAP) e às regiões demarcadas (ANDOVI).
Através da ViniPortugal, a marca Wines of Portugal está presente de forma consistente em 4 continentes e 11 mercados estratégicos. Com um investimento anual de perto de 7 milhões de euros, são realizadas mais de 100 ações anuais de promoção dos vinhos portugueses, envolvendo cerca de 350 agentes económicos nacionais.