O Desafio
Em 2013, foi implementado o sistema de guias de transporte eletrónicas. Passou a ser obrigatória a comunicação à Autoridade Tributária dos elementos dos documentos emitidos, antes do início do transporte.
A nova legislação veio trazer alguns transtornos à equipa de entregas da Topbet, responsável pelo transporte de materiais para os locais das obras.
Sempre que não era possível efetuar a entrega e tinham de regressar com os materiais, os motoristas não podiam iniciar o percurso sem solicitar à sede a emissão de nova Guia de Transporte.
Quando estas situações ocorriam fora do horário de expediente, os motoristas não podiam efetuar o transporte sem risco de sofrer sanções ou terem os materiais apreendidos.
A Topbet sentiu necessidade de uma solução que desse autonomia à sua equipa de entregas e lhe permitisse criar Guias de Transporte.
A Solução
A Alvo desenvolveu o Portal de Documentos para que a equipa de entregas passasse a registar as Guias de Transporte, sem necessidade de recorrer à área administrativa na sede.
A solução implementada tem as seguintes características:
Acesso via web
A solução pode ser acedida através de qualquer dispositivo com acesso à Internet, não sendo necessário o uso de equipamentos dedicados.
Integração com software Primavera
Permite o acesso aos dados registados no software, tais como empresas, clientes e artigos. Ao criar uma Guia de Transporte, esta fica de imediato registada no software de gestão.
Código de autorização automático
Com o registo da Guia de Transporte, é efetuada a ligação ao sistema da Autoridade Tributária, sendo gerado automaticamente um código de autorização. Este código dispensa a impressão de documento comprovativo.
Facilidade de utilização
A Guia de Transporte é registada através de três simples passos:
1.º Seleção da Empresa e indicação do local de carga;
2.º Seleção do Cliente e indicação do local de descarga;
3.º Seleção dos artigos, indicação das respetivas quantidades e confirmação da operação.
Os resultados
Foram fornecidos tablets a toda a equipa de entregas da Topbet, que passou a ser autónoma e a conseguir registar Guias de Transporte, sem a intervenção dos serviços administrativos.
Com a implementação da solução, a Topbet conseguiu garantir o cumprimento da legislação em vigor e evitar custos adicionais devido a possíveis sanções ou apreensão de materiais.
Sobre a Topbet
A Topbet – Trabalhos de Obras Públicas e Pavimentos Betuminosos foi constituída no dia 18 de Março de 1997, tendo sido transformada em Sociedade Anónima e possui atualmente um Capital Social de 200.000 Euros.
Está inserida num grupo de actividade que se dedica neste momento e em exclusivo a trabalhos de obras públicas, sendo os pavimentos betuminosos a especialidade mais predominante.
A produção da empresa tem como competências organizar, gerir e controlar os trabalhos adjudicados no domínio das diferentes áreas onde opera.