Área de Desenvolvimento de Negócio Financeira, Primavera Accounting Automation da Alvo

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Primavera Accounting Automation

O cliente

Fundada em 2009, a Blean centra a sua atividade na Contabilidade de Gestão e na Supervisão Contabilística, prestando serviços a cliente nacionais e multinacionais das mais variadas dimensões e de setores tão diferenciados como a consultoria, as tecnologias da informação, a gestão imobiliária e a restauração.

Na gestão do seu próprio negócio, a Blean privilegia a melhoria da rentabilidade mais do que a quantidade de clientes, um objetivo sustentado no aumento de produtividade, sem descurar as obrigações técnicas e fiscais inerentes à área de negócio na qual atua.

De 2016 para 1017, a empresa registou um aumento de 23% na sua faturação e, após conseguir este crescimento, pretende agora obter ganhos de produtividade significativos e prestar um serviço cada vez melhor aos seus clientes.

O desafio

Para alcançar ganhos de produtividade substancialmente superiores ao que havia obtido no passado, a Blean considerou preponderante reorganizar o seu sistema de produção, apostando na tecnologia como uma aliada para se posicionar na linha da frente da transformação digital que está a alterar a forma de trabalho em praticamente todos os negócios, inclusive na área da contabilidade.

Quando teve conhecimento do Primavera Accounting Automation (PAA), durante o evento que assinalou o seu lançamento, a Blean quis saber mais sobre esta solução e sobre o modo como ela poderia ajudar a empresa a integrar a evolução tecnológica e a assimilar novos processos.

A descoberta da solução

Consciente de que a contabilidade é uma das áreas em que a evolução tecnológica mais se faz sentir – estima-se que 70% dos processos contabilísticos tradicionais sejam eliminados – a Blean rapidamente concluiu que o PAA era a solução certa para que a empresa fosse parte da revolução tecnológica e conseguisse uma maior produtividade, rentabilidade e fiabilidade da informação. Com esta convicção, a decisão de investir no PAA foi igualmente célere.

A escolha da alvo

Alguns profissionais da Blean conheciam a Alvo desde 2003 e trabalhavam com ela desde 2005, quando adotaram o Primavera, pelo que, em 2009, quando a Blean foi constituída, a contratação da Alvo foi natural e imediata, sem sequer ter sido consultado o mercado ou analisada a oferta da concorrência.

Isto aconteceu porque a experiência de trabalho com a Alvo tinha sido sempre positiva, acrescentando valor e gerando confiança. Os serviços prestados sempre se enquadraram perfeitamente nos requisitos da Blean; os seus técnicos especializados responderam sempre a situações complexas de forma célere e a Alvo sempre deu prioridade à resolução dos problemas conforme as necessidades do negócio, com um sistema de prestação de serviço orientado à satisfação do cliente.

"A nossa filosofia passa por manter relações de confiança e de longo prazo quando há uma total satisfação do serviço e é isto que temos com a Alvo. Estamos em 2018 e trabalhamos juntos desde 2005. Estes anos falam por si", refere Sílvio Raposo, Sócio Gerente da Blean.

A implementação

A implementação do PAA por parte da Alvo foi feita de forma eficaz e as únicas dificuldades que surgiram, relacionadas com algumas restrições de funcionalidades por parte dos utilizadores Primavera, foram rapidamente ultrapassadas.

Os resultados

Rapidez de processamento e maior fiabilidade da informação são dois dos principais benefícios diretos identificados após a implementação do PAA. Com eles, a Blean continua a caminhar para os seus objetivos de melhoria da rentabilidade e excelência dos serviços:

Maior rapidez a contabilizar do que através do método tradicional de introdução de movimentos no Módulo de Contabilidade;
Maior quantidade de informação processada;
Redução significativa da margem de erro e da probabilidade de errar.

Além da maior rapidez de contabilização, o tempo de abertura de entidades na tabela de clientes e fornecedores foi reduzido a zero, dado que passou a ser uma tarefa automática. Na redução do erro, refira-se que, quer ao nível da contabilização das Compras (através do E-fatura), quer da contabilização das Vendas (através do SAFT ou JASMIN), a probabilidade de erro diminuiu drasticamente, ou foi praticamente eliminada, no que respeita a:

Duplicação de faturas/movimentos;
Registo no fornecedor/cliente errado;
Introdução de valores diferentes dos que constam na fatura;
Dedução/liquidação do valor do IVA.

Adicionalmente, pela conciliação entre os documentos disponibilizados pelos clientes nos entregam e a listagem de documentos que o PAA extrai do E-fatura/SAFT, é possível identificar mais rapidamente os documentos que estão em falta; e cada colaborador tem informação dos documentos que estão em falta e dos que estão por contabilizar em cada cliente (leia-se Empresa), informação que até aqui não existia de forma sistematizada.

"Tal como o nome desta solução indica (Automation) existe, de facto, uma maior automatização dos processos, a digitação humana diminuiu e a fiabilidade da informação aumentou”, refere o sócio-gerente da Blean, Sílvio Raposo, acrescentando que “O PAA liberta-nos tempo para aquilo que deve ser o foco principal de um Contabilista. Produzir informação essencial para o Gestor e diminuir a ‘distância’ entre o Contabilista e o Gestor. Não temos qualquer dúvida que o investimento realizado teve rápido retorno".