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DDN
O cliente

A DDN foi constituída em 1994 para prestar serviços de Engenharia na área da Construção Civil. Inicialmente, dedicou-se à gestão de empreitadas mas evoluiu para se especializar nos serviços que hoje constituem a sua atividade central: a Fiscalização e a Gestão Integrada de Projetos.

Com Qualidade certificada pela norma ISO 9001, a DDN é qualificada pelo LNEC como "Gestor Geral da Qualidade" e integrada no Sistema de Qualificação de Fiscalização de empresas de referência, como Águas de Portugal, EDP e ANA Aeroportors de Portugal.

Com sede em Portugal, onde foi fundada, a DDN atua também em diversos mercados internacionais, incluindo Angola, Brasil, Canadá, Espanha, Marrocos e Moçambique, contando para o efeito com uma equipa de cerca de 150 colaboradores.

O desafio

Sendo uma empresa de prestação de serviços com atuação em mercados muito dispersos geograficamente, a DDN necessitava de uma solução integrada de gestão, que permitisse desmaterializar e automatizar os processos e o registo de atividades relacionados com a intervenção dos seus colaboradores nos projetos em que se encontram envolvidos.

Esta solução teria de responder a um conjunto de requisitos gerais e funcionais:

Principais requisitos funcionais
  • Codificação sequencial de projetos;
  • Atribuição/identificação de responsáveis de projeto;
  • Registo de horas/despesas (viagens, refeições, estacionamento) dos colaboradores por projeto;
  • Aplicação de gestão de frota (controlo de utilização de viaturas por projeto e mapas de repartição de custos de viatura, ponderado por carga de utilização);
  • Lançamento de custos de compras por porjeto;
  • Mapas de exploração com definição de custos, proveitos, rentabilidades;
  • Integração com ERP Primavera, no módulo da Tesouraria e Vendas;
Principais requisitos gerais
  • Solução Web disponível em qualquer local;
  • Plataforma multi-moeda;
  • Plataforma com perfis e permissões de acesso a diferentes níveis de informação;
  • Fluxos de aprovações hierarquizados.
O percurso

No primeiro trimestre de 2016, a DDN identificou e consultou os principais fornecedores de soluções de gestão em Portugal, que trabalhassem com soluções Primavera, PHC e SAGE, tendo chegado à Alvo através da pesquisa web efetuada sobre Primavera.

A sua escolha recaiu na Alvo por ser a empresa cuja solução lhe ofereceu maior personalização, ou seja, maior capacidade de adaptação aos processos e requisitos específicos que já identificara.

Tendo em conta os requisitos apresentados, a Alvo aconcelhou uma solução baseada no ERP Primavera e em OMNIA Platform.

A solução

A solução apresentada assentou numa arquitetura mista de aplicações Desktop e Cloud:

ERP Primavera

Garante todas as funcionalidades de gestão relacionadas com nedas, tesouraria e contas correntes, permitindo também - através do módulo de projetos - registar todos os dados introduzidos no OMNIA Platform.

Integração

- Após a modelação da solução, a DDN obteve uma plataforma integrada que corresponde 100% aos requisitos identificados e na qual, em função do perfil de utilizador, cada profissional tem acesso a um conjunto diferente de funcionalidades. Entre elas, estão:

- Resgistar horas de trabalho e despesas por processo;

- Registar a utilização de viatura de empresa por projeto, com introdução de quilómetros inicias e finais da viagem;

- Fluxo de aprovação;

- Registar faturas de compras por projeto e em diferentes moedas;

- Consultar Dashboard de projeto e/ou de diretor de projeto (mensal, trimestral, anual) com visão de custo, proveito, rentabilidade de cada projeto ou grupo de projetos;

- Consultar mapa de alocação mensal;

- Gerir estados de projetos;

- Integrar no ERP Primavera todos os registos de projeto.

OMNIA Platform

Permite desenvolver, disponibilizar e gerir aplicações à medida que correm na Cloud e estão, por isso, disponíveis 24x7, em qualquer lugar e nos mais diversos dispositivos (computadores, tablets ou telemóveis) desde que o utilizador tenha ligação à internet. O OMNIA Platform dispõe de funcionalidades que permitem a exploração dos dados visualizados para diversos formatos standart, como por exemplo Excel, assim como a modelação dos dashboards em listas ou gráficos, além de suportar a definição de fluxos de aprovação, com estados, regras, ações a executar e definição de intervenientes.

Através de um conctor é garantida a sincronização de todos estes dados com o ERP Primavera.

A implementação

A implementação desenvolveu-se entre setembro de 2016 e março de 2017, e envolveu as seguintes fases: análise e desenho da solução, modelação, protótipo e preparação final.

Os resultados

A solução implementada, que conta atualmente com cerca de 700 projetos, permitiu à DDN:

Agilizar reporting

Desmaterializar os processos e registos de gestão de projetos, diminuindo drasticamente o tempo dedicado ao reporting mensal e trimestral.

Visão global

Agilizar o fecho mensal de operações, que se tornou mais rápido, pois a plataforma permite uma visão global do estado dos projetos, tanto da perspectiva financeira como da execusão.

FAcilidade de acesso à informação

Ter acesso a informação operacional atualizada sobre cada projeto, o que se mostra relevante a todos os colaboradores envolvidos, mas em especial às chefias e gestores que dispõem de informação objetiva para uma tomada de decisão fundamentada.

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