Área de Desenvolvimento de Negócio Financeira, Accounting Advantage

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Accounting advantage

O cliente

A Accounting Advantage dedica-se à prestação de serviços nas áreas de Gestão e Contabilidade, e assume-se como um parceiro de negócio privilegiado dos seus clientes, com soluções direcionadas às suas necessidades e uma ação personalizada que constitui uma reconhecida mais-valia.

Sendo uma pequena empresa, com uma equipa de seis profissionais, a Accounting Advantage tem vindo a crescer de forma sustentada e gere um crescente volume de informação e documentação dos seus clientes, incluindo dados fiscais e legais, que exigem grande exigência e precisão.

Apesar de a Accounting Advantage ter softwares base para a sua atividade e inclusive um ERP, o seu sistema já não dava resposta nem ao volume de informação que adveio do crescimento da empresa nem à sua segurança.

O desafio

Após vários anos de atividade, a Accounting Advantage tinha um parque informático desatualizado e desajustado, quer em termos de hardware quer nos softwares que a apoiavam estruturalmente.
O desafio identificado pela Alvo passou por duas vertentes específicas:

Melhorar a infraestrutura

Atualizar o parque informático, acabar com a incompatibilidade de software e solucionar os erros constantes no acesso às aplicações;

Garantir a segurança dos dados e assegurar a integridade da informação (risco de perda, falhas de documentação, duplicação de documentos);

Resolver problemas de partilha de informação e evitar a duplicação de processos.

Criar aceleradores de negócio na vertente erp

Tornar mais rápida a introdução de documentos financeiros e comerciais no sistema, para assegurar a disponibilidade da informação e o rápido processamento das obrigações fiscais dos clientes.

O objetivo era tornar a Accounting Advantage mais produtiva e competitiva face às suas concorrentes, dotando-a das tecnologias que lhe permitissem reforçar a confiança e a preferência de atuais e potenciais clientes ao assegurar-lhes uma resposta mais ágil e célere.

O percurso

A Accounting Advantage já tinha trabalhado com outros fornecedores de software, mas concluíra que, mais do que um fornecedor, necessitava de um parceiro. Por recomendação de um cliente, abordou a Alvo que, segundo afirma “se posicionou de imediato como conselheiro e cúmplice da modernização e reforço competitivo da nossa empresa”.

Uma vez identificadas as necessidades, em visitas de continuidade, a Alvo aconselhou as novas tecnologias e soluções que deveriam ser colocadas ao serviço do negócio da Accounting Advantage para assegurar que a informação dos seus clientes ficaria interligada e disponível, com os consequentes ganhos de agilidade e produtividade.

A visão e a experiência da Alvo nos produtos Primavera e Microsoft foram preponderantes para definir as soluções mais adequadas e para as implementar.

Além da renovação do parque informático, estas soluções visaram o software base de apoio à atividade e de apoio à gestão:

office 365

cloud netrescue

backup azure

primavera accounting automation

importador de documentos alvo

A solução

Para melhorar a Infraestrutura, foram implementados:

A implementação

Embora faseada (hardware e software), a implementação foi executada em sete dias de trabalho e envolveu uma equipa da Alvo composta por quatro elementos:

Maria de Fátima Pedro

Consultora Executiva

Serviços Profissionais Lisboa

Bruno Rosa

Analista Sénior

Suporte Lisboa

João silva

Consultor Sénior

Serviços Profissionais Lisboa

João Moreira

Consultor Sénior

Serviços Profissionais Lisboa

Os resultados

Com as novas soluções, os resultados são visíveis e traduzem-se em ganhos de eficiência, segurança e competitividade, muitos dos quais mensuráveis, destacando-se:

60% DAS REUNIÕES EM VIDEOCONFERÊNCIA

Com o Skype for Business Online, mais de 60% das reuniões passaram a videoconferência, em qualquer lugar, interligando salas de reuniões com laptops, tablets, smartphones e telefones convencionais;

FÁCIL PARTILHA DE FICHEIROS

O SharePoint Online permitiu a clientes e colaboradores passarem a partilhar ficheiros e a editá-los de forma simultânea e colaborativa (PowerPoint Word, Excel, OneNote, entre outros).

O OneDrive for Business substituiu os tradicionais servidores de ficheiros e o Exchange Online maximizou a gestão de emails e as agendas partilhadas;

RAPIDEZ NA EMISSÃO DAS FACTURAS

O Importador, que permitiu a elaboração e envio de grande quantidade de faturas no dia em que são solicitadas, economizou à Accounting Advantage quatro dias de trabalho por mês;

AUTOMATIZAÇÃO DE BACKUPS

O Azure possibilitou a automatização dos backups do crescente volume de informação, garantindo a segurança desta informação, o que gerou um acréscimo de confiança por parte dos clientes;

MAIOR SEGURANÇA

O PAA trouxe segurança acrescida interna e externamente, garantindo que toda a informação de vendas e compras é validada através dos SAFT’s e E-faturas, o que é essencial para uma empresa de contabilidade tornando a Accounting Advantage muito mais competitiva.

MELHORIA DE DESEMPENHO E RAPIDEZ

Os novos equipamentos informáticos e a sua melhoria de desempenho - rapidez na comunicação entre postos e servidor, assim como na produtividade dos processos internos - permitiram que a empresa ganhasse, em média, um dia de trabalho por colaborador.

"Vamos continuar a trabalhar com a Alvo nesta modernização, com a aquisição de novas ferramentas que nos tornem mais competitivos ao nível da estrutura interna e aos olhos dos clientes. Por exemplo, contamos ter a funcionar, em 2019, o Office Extensions".