Depois de termos visto como distinguir, identificar e corrigir um crash ou ataque informático, vamos nesta segunda e derradeira parte do artigo abordar o quatro e último ponto, mas igualmente crucial na reação ao problema: a recuperação de documentos.
A segurança informática há muito que se tornou um tema de primordial importância para as empresas. No entanto, sabemos que nada é infalível e que os problemas informáticos podem surgir ao abrir um simples email ou ao falhar uma simples redundância. Os danos para as empresas – não só de ordem financeira, mas também ao nível da confiança e da reputação – podem ser graves, e nunca é demais sublinhar que as consequências em caso de catástrofe informática serão seguramente atenuadas se estiver em vigor uma política de segurança e recuperação bem documentada.
De qualquer forma, também sabemos que nada é 100% garantido, e que os problemas podem acontecer. No artigo anterior, referimos três importantes passos para abordar a recuperação do ERP em caso de crash ou ataque informático. Nesta segunda e derradeira parte do artigo, vamos falar sobre o último ponto, mas não menos importante: a recuperação de documentos.
Vejamos algumas questões mais genéricas que irão surgir perante uma ou outra situação – chamemos-lhes as situações de pânico mais comuns:
Fiquei sem ERP e nem sequer sei se perdi dados!
O melhor é prevenir – mas caso não tenha sido possível, o que fazer?
Comece por verificar a data do último backup das bases de dados e confirme se estão em bom estado para recuperar. A cópia de segurança é de ontem? Veja a hora do backup e quais os documentos emitidos desde aí até ao momento. Se não emitiu faturas, recibos ou outros processamentos, boas notícias!: Com o ERP Primavera, é fácil repor um backup rapidamente e voltar ao trabalho.
O backup é recente, mas perdi alguns documentos!
Reúna as cópias dos documentos emitidos que não constam da base de dados restaurada. Será necessário voltar a inserir os documentos perdidos, mas deve ter em atenção alguns pormenores.
Por exemplo, recuperar manualmente uma fatura no ERP Primavera obedece a alguns requisitos legais. Eis o que deve fazer:
- Encerrar as séries em utilização;
- Criar séries específicas para o efeito de recuperação de dados, sendo que essas séries devem ser assinaladas como destinadas à “Recuperação de documentos sem cópia de segurança” e começar no “Nº1”, devendo ser inseridos os dados relativos a cada Documento Original (Tipo de Documento, Série e Número de Documento).
- É possível criar tantas séries quantas as existentes nos duplicados dos documentos, ou apenas uma série por cada tipo de documento.
- Validar os dados relativamente ao cliente e descontos aplicados, para que os totais sejam iguais aos dos Documentos Originais;
- Bloquear as séries de recuperação após recuperar todos os documentos das séries originais;
- Criar novas séries de faturação para a emissão de novos documentos.
O que não deve fazer:
- Usar para a recuperação a mesma série que estava a ser usada para a faturação normal;
- Inserir os documentos sem informação do Documento Original;
- Criar uma série de recuperação sem as configurações necessárias;
- Após a recuperação, continuar a usar essa série para a faturação diária.
O meu backup é antigo e perdi vários meses de facturação! E agora?
Se enviou os seus ficheiros SAF-T todos os meses, não desespere. Mesmo que não tenha cópia daquilo que enviou, o seu Contabilista Certificado pode obter para si uma cópia dos ficheiros enviados à Autoridade Tributária através do portal e-Fatura.
Depois, e graças ao Importador de dados desenvolvido pela Alvo, consegue carregar no sistema a informação de todos os documentos de facturação incluídos nos ficheiros SAF-T mensais, garantindo o preenchimento correcto dos dados nas séries de recuperação.
Anime-se! Um problema informático é efetivamente uma situação muito aborrecida, mas a Alvo pode ajudar em todas as fases da recuperação e prevenção. Contacte-nos através do 800 789 789 ou através do email suporte@alvo.com para saber o que podemos fazer por si!
