Quer reduzir a carga administrativa? Comece pela gestão documental

A produtividade de uma empresa é diretamente afetada pela quantidade de carga administrativa que os seus colaboradores enfrentam numa base diária, impedindo a concretização das atividades core do seu negócio. Pequenas tarefas acumulam-se, como preencher formulários, receber documentos e processar a respetiva informação, de forma manual, para os sistemas informáticos da empresa. Ao fim do dia, o relógio não perdoa e o tempo perdido em tarefas rotineiras é um desperdício de recursos e dinheiro, assim como uma fonte de desmotivação.
 
Se este cenário lhe parece demasiado familiar, saiba que a sua empresa não está sozinha nestas dificuldades. Um estudo da consultora WestMonroe, por exemplo, revela que 23% dos gestores dos Estados Unidos passam mais de cinco horas por semana em tarefas administrativas, enquanto 36% ocupam entre três a quatro horas neste tipo de atividades.
 
Os motivos para esta carga administrativa podem variar de empresa para empresa. No entanto, a falta de digitalização de processos e a ausência de soluções tecnológicas que apoiem e automatizem as tarefas administrativas são transversais aos diferentes setores de atividade – e uma barreira à otimização das rotinas no escritório. A transformação digital trouxe ferramentas que reduzem, sem dúvida, a carga administrativa de uma organização. Mas resta a dúvida: por onde começar a aliviar o tempo perdido em tarefas administrativas morosas e improdutivas?
 

A importância de uma gestão documental ágil
 

De acordo com a nossa experiência de quase 30 anos no mercado empresarial, a gestão documental é um bom ponto de partida para cortar a carga administrativa de uma empresa.
 
Em média, um funcionário europeu passa 6,8 horas (praticamente um dia de trabalho) por semana em tarefas administrativas – em que o principal sorvedouro de tempo são tarefas relacionadas com documentos (de acordo com um inquérito da Adobe). Mudar esta realidade é essencial para cortar custos e aumentar a produtividade de qualquer organização.
 
Sem uma gestão documental ágil, as tarefas administrativas demoram mais tempo, a informação está dispersa entre arquivos e os projetos atrasam-se. Existem diversos sintomas que indicam que uma organização precisa de maior agilidade e apoio para a gestão de documentos. Esteja particularmente atento a:
 
 

• Informação perdida ou difícil de encontrar

 
Precisa de encontrar o recibo de uma despesa ou os dados que um fornecedor enviou, há uns meses, e não tem ideia de onde possa estar esta informação? As dificuldades em encontrar informação a partir de documentos recebidos (em papel ou formato eletrónico) são um sinal de processos ineficientes de tratamento e arquivo documental.
 
 

• Registo Central do Beneficiário Efetivo simplificado

 
Promete simplificar (ainda durante o segundo trimestre de 2020) o regime do Registo Central do Beneficiário Efetivo (RSBE), designadamente por via do preenchimento automático da informação declarada com base em informação que resulte do registo comercial. O RCBE é uma base de dados cujo objetivo é identificar quem é o beneficiário efetivo das pessoas coletivas a atuar em Portugal. A entrega da declaração RCBE é obrigatória para todas as empresas.
 
 

• Ausência de práticas sistematizadas na gestão documental

 
Sem processos sistematizados de receção, tratamento e arquivo de documentos, as suas equipas tornam-se mais ineficientes. Perde-se mais tempo do que o necessário para processar informação e aumenta o risco de que documentos fiquem “esquecidos”, de que alguns dados desapareçam ou de que fiquem mal arquivados.
 
 

• Documentos inacessíveis fora do escritório

 
Precisa de documentos da sua organização numa reunião ou numa viagem de trabalho, mas não tem acesso fora das instalações da empresa? A falta de digitalização de documentos recebidos em papel e a ausência de um arquivo digital prejudicam a agilidade do seu negócio – e impedem as suas equipas de estarem completamente operacionais a partir de qualquer lugar.
 
 

• Falta de uma solução tecnológica que apoie a gestão documental

 
Todos os sintomas anteriores são sinais de que a sua organização carece de um software que apoie a gestão documental. Com a ferramenta certa, conseguirá implementar automatismos na extração de informação a partir de documentos, processamentos de dados e arquivo digital. Ou seja, ganhará mais velocidade nestas tarefas, menos necessidade de intervenção humana (ou seja, menos gastos de tempo dos seus colaboradores) e maior rigor.
 
 

DocDigitizer: inteligência artificial ao serviço da sua empresa
 
Para que possamos apoiá-lo com a melhor tecnologia, recomendamos o software DocDigitizer como a solução de excelência para a gestão documental e para que consiga cortar a carga administrativa que prende o seu negócio.
 
Os motivos para esta recomendação são simples: velocidade e rigor. O DocDigitizer permite uma redução em 90% do tempo perdido com a gestão documental, enquanto diminui os custos de operação em 45%. Tudo isto com uma fiabilidade no processamento automático de dados de 99,9%, graças à incorporação de inteligência artificial.
 
Como esta solução, o processo de gestão documental torna-se muito mais ágil, em apenas três etapas:
 
 

1. Faça o upload dos documentos para o DocDigitizer, a partir de uma simples fotografia por smartphone, integração com e-mail ou digitalização. Para que não perca tempo, é possível importar mil documentos por minuto.
 
2. Deixe o processamento de dados por conta do DocDigitizer. De forma totalmente automática, o software analisa e extrai a informação dos seus documentos, processando os dados relevantes sem necessidade de introdução manual. É também feita a reconciliação automática entre documentos de compra e o portal eFatura. Para o máximo rigor no processamento de dados, a ferramenta baseia-se numa combinação única de inteligência artificial e curadoria humana especializada.
 
3. Consulte a informação extraída no seu ERP Primavera e em arquivo digital. O DocDigitizer está completamente integrado com a versão 10 do Primavera, o que permite que a informação seja logo incorporada nos diferentes processos organizacionais. Além disso, os documentos são exportados para arquivo digital, facilitando a pesquisa e recuperação da informação em qualquer altura.
 
 
Concluídos estas três etapas, a informação está pronta para servir o seu negócio, sem que haja uma carga administrativa desnecessária sobre os seus colaboradores. Menos tempo a processar manualmente documentos, mais tempo para se dedicarem a tarefas que realmente trazem valor acrescentado ao seu negócio.

 
 

Quer saber mais sobre o DocDigitizer e como melhorar a gestão documental na sua empresa? Na Alvo, temos todo o gosto em apoiar a redução de carga administrativa no seu negócio. Contacte-nos pelo e-mail [email protected] ou ligue grátis 800 789 789.