A produtividade de uma empresa é diretamente afetada pela quantidade de carga administrativa que os seus colaboradores enfrentam numa base diária, impedindo a concretização das atividades core do seu negócio. Pequenas tarefas acumulam-se, como preencher formulários, receber documentos e processar a respetiva informação, de forma manual, para os sistemas informáticos da empresa. Ao fim do dia, o relógio não perdoa e o tempo perdido em tarefas rotineiras é um desperdício de recursos e dinheiro, assim como uma fonte de desmotivação.
 
Se este cenário lhe parece demasiado familiar, saiba que a sua empresa não está sozinha nestas dificuldades. Um estudo da consultora WestMonroe, por exemplo, revela que 23% dos gestores dos Estados Unidos passam mais de cinco horas por semana em tarefas administrativas, enquanto 36% ocupam entre três a quatro horas neste tipo de atividades.
 
Os motivos para esta carga administrativa podem variar de empresa para empresa. No entanto, a falta de digitalização de processos e a ausência de soluções tecnológicas que apoiem e automatizem as tarefas administrativas são transversais aos diferentes setores de atividade – e uma barreira à otimização das rotinas no escritório. A transformação digital trouxe ferramentas que reduzem, sem dúvida, a carga administrativa de uma organização. Mas resta a dúvida: por onde começar a aliviar o tempo perdido em tarefas administrativas morosas e improdutivas?
 
 
 
 
 
 
De acordo com a nossa experiência de quase 30 anos no mercado empresarial, a gestão documental é um bom ponto de partida para cortar a carga administrativa de uma empresa.
 
Em média, um funcionário europeu passa 6,8 horas (praticamente um dia de trabalho) por semana em tarefas administrativas – em que o principal sorvedouro de tempo são tarefas relacionadas com documentos (de acordo com um inquérito da Adobe). Mudar esta realidade é essencial para cortar custos e aumentar a produtividade de qualquer organização.
 
Sem uma gestão documental ágil, as tarefas administrativas demoram mais tempo, a informação está dispersa entre arquivos e os projetos atrasam-se. Existem diversos sintomas que indicam que uma organização precisa de maior agilidade e apoio para a gestão de documentos. Esteja particularmente atento a:
 
 
 
Precisa de encontrar o recibo de uma despesa ou os dados que um fornecedor enviou, há uns meses, e não tem ideia de onde possa estar esta informação? As dificuldades em encontrar informação a partir de documentos recebidos (em papel ou formato eletrónico) são um sinal de processos ineficientes de tratamento e arquivo documental.
 
 
 
Promete simplificar (ainda durante o segundo trimestre de 2020) o regime do Registo Central do Beneficiário Efetivo (RSBE), designadamente por via do preenchimento automático da informação declarada com base em informação que resulte do registo comercial. O RCBE é uma base de dados cujo objetivo é identificar quem é o beneficiário efetivo das pessoas coletivas a atuar em Portugal. A entrega da declaração RCBE é obrigatória para todas as empresas.
 
 
 
Sem processos sistematizados de receção, tratamento e arquivo de documentos, as suas equipas tornam-se mais ineficientes. Perde-se mais tempo do que o necessário para processar informação e aumenta o risco de que documentos fiquem “esquecidos”, de que alguns dados desapareçam ou de que fiquem mal arquivados.
 
 
 
Precisa de documentos da sua organização numa reunião ou numa viagem de trabalho, mas não tem acesso fora das instalações da empresa? A falta de digitalização de documentos recebidos em papel e a ausência de um arquivo digital prejudicam a agilidade do seu negócio – e impedem as suas equipas de estarem completamente operacionais a partir de qualquer lugar.
 
 
 
Todos os sintomas anteriores são sinais de que a sua organização carece de um software que apoie a gestão documental. Com a ferramenta certa, conseguirá implementar automatismos na extração de informação a partir de documentos, processamentos de dados e arquivo digital. Ou seja, ganhará mais velocidade nestas tarefas, menos necessidade de intervenção humana (ou seja, menos gastos de tempo dos seus colaboradores) e maior rigor.
 
 
DocDigitizer: inteligência artificial ao serviço da sua empresa
 
Para que possamos apoiá-lo com a melhor tecnologia, recomendamos o software DocDigitizer como a solução de excelência para a gestão documental e para que consiga cortar a carga administrativa que prende o seu negócio.
 
Os motivos para esta recomendação são simples: velocidade e rigor. O DocDigitizer permite uma redução em 90% do tempo perdido com a gestão documental, enquanto diminui os custos de operação em 45%. Tudo isto com uma fiabilidade no processamento automático de dados de 99,9%, graças à incorporação de inteligência artificial.
 
Como esta solução, o processo de gestão documental torna-se muito mais ágil, em apenas três etapas:
 
 
1. Faça o upload dos documentos para o DocDigitizer, a partir de uma simples fotografia por smartphone, integração com e-mail ou digitalização. Para que não perca tempo, é possível importar mil documentos por minuto.
 
2. Deixe o processamento de dados por conta do DocDigitizer. De forma totalmente automática, o software analisa e extrai a informação dos seus documentos, processando os dados relevantes sem necessidade de introdução manual. É também feita a reconciliação automática entre documentos de compra e o portal eFatura. Para o máximo rigor no processamento de dados, a ferramenta baseia-se numa combinação única de inteligência artificial e curadoria humana especializada.
 
3. Consulte a informação extraída no seu ERP Primavera e em arquivo digital. O DocDigitizer está completamente integrado com a versão 10 do Primavera, o que permite que a informação seja logo incorporada nos diferentes processos organizacionais. Além disso, os documentos são exportados para arquivo digital, facilitando a pesquisa e recuperação da informação em qualquer altura.
 
 
Concluídos estas três etapas, a informação está pronta para servir o seu negócio, sem que haja uma carga administrativa desnecessária sobre os seus colaboradores. Menos tempo a processar manualmente documentos, mais tempo para se dedicarem a tarefas que realmente trazem valor acrescentado ao seu negócio.
 
 
Quer saber mais sobre o DocDigitizer e como melhorar a gestão documental na sua empresa? Na Alvo, temos todo o gosto em apoiar a redução de carga administrativa no seu negócio. Contacte-nos pelo e-mail [email protected] ou ligue grátis 800 789 789.