O fator mais importante para o sucesso de uma organização assenta, indiscutivelmente, no talento das suas pessoas. São as pessoas que, todos os dias, fazem as empresas chegar mais longe, com inovação, engenho e resiliência. No entanto, a falta de recursos e processos pouco estruturados e automatizados podem comprometer o rendimento das equipas. Sobretudo em períodos de férias – quando há menos recursos humanos – ou em períodos sazonais de pico de trabalho.
É uma história que nenhum negócio gosta de conhecer em primeira mão: pouco a pouco, o talento vai ficando desmotivado e sobrecarregado em tarefas administrativas. A produtividade no trabalho diminui e, por consequência, também a capacidade de gerar mais valor para o seu negócio. Mas este é um cenário que pode inverter com a aposta nas tecnologias certas. Até porque a transformação digital é também uma transformação de produtividade.
Manter uma equipa envolvida, motivada, autónoma e liberta das burocracias para se poder dedicar, a fundo, às suas tarefas-core, à inovação e à criação de valor. Eis a “fórmula” que alavanca uma maior produtividade – e para a qual as ferramentas digitais de gestão e cooperação dão uma ajuda indispensável.
Os benefícios da tecnologia no apoio à produtividade já eram evidentes antes da pandemia. Ainda assim, num contexto de confinamentos, teletrabalho e modelos flexíveis de trabalho híbrido, as ferramentas digitais demonstraram ser fundamentais para manter e aumentar a produtividade de qualquer negócio. Só com um apoio robusto da tecnologia é possível garantir que as equipas têm condições para trabalhar, partilhar e comunicar a partir de qualquer lado – e seja qual for a distância entre cada colaborador.
A transformação digital do seu negócio passa por uma gestão mais inteligente e automatizada dos processos e tarefas, agilizando a passagem de informação entre equipas. Ao diminuir a carga manual destes processos e acelerar os fluxos, as ferramentas de software contribuem diretamente para um aumento da produtividade.
Em período de férias, esta automatização dos processos é ainda uma ‘rede de segurança’ para que o trabalho das equipas e aprovações de projeto não fiquem comprometidos com a ausência de colaboradores: é possível manter os automatismos, criando fluxos alternativos nos processos, assim como facilmente criar tarefas e alertas adicionais para quem fica operacional (em substituição dos colaboradores de férias).
A tecnologia reforça a colaboração de equipas, permitindo centralizar várias tarefas de um projeto num único sítio, com contributos de diferentes colaboradores. É também uma facilitadora da comunicação à distância, com ferramentas de conversação também em tempo real, gestão de projetos e partilha de conteúdos. A melhoria da colaboração e partilha permite agilizar o tempo dedicado a cada tarefa, mas também simplifica a implementação de um modelo de trabalho flexível – reforçando o envolvimento e a motivação de cada pessoa da organização.
A autonomia é uma parte crucial da motivação no local de trabalho e, consequentemente, da produtividade. Com a transformação digital – sobretudo com a cloud –, a informação da empresa passa a estar centralizada e acessível a partir de qualquer lugar, de forma self-service para qualquer colaborador ou equipa. O mesmo se verifica com aplicações e com o próprio desktop. Nesta lógica, as ferramentas tecnológicas ajudam os colaboradores a ter autonomia para desenvolver as suas tarefas, sempre com a informação de que precisam, em qualquer momento.
Implementar ferramentas digitais de visualização, análise e previsão de dados é ganhar um olhar detalhado sobre o desempenho do negócio e das respetivas equipas. Este recurso aos dados, de forma consistente, impulsiona a produtividade, uma vez que permite identificar obstáculos e pontos de melhoria rumo a uma melhor performance. A adoção de soluções tecnológicas de analítica tem também como vantagem a identificação rápida de tendências de mercado, acelerando a adaptação e flexibilidade das organizações.
Estes são alguns dos contributos das ferramentas digitais na produtividade no trabalho. Contudo, mais do que apenas escolher as soluções certas, é importante que as possa personalizar à medida e escala da sua organização e das necessidades das suas equipas – garantindo que todos os colaboradores possam usar facilmente as novas ferramentas. Para que este processo de transformação digital seja mais ágil – e se torne, de facto, num apoio à produtividade do seu negócio – o ideal é que recorra a um parceiro tecnológico que o apoie na seleção das ferramentas certas, implementação, formação às equipas e suporte.
Na Alvo, somos parceiros de referência Primavera BSS e Microsoft, com uma vasta experiência na implementação de soluções de produtividade junto de empresas de diferentes dimensões e setores de atividade.
A sua empresa tem o nível de produtividade e rentabilidade que ambiciona? Entre em contacto connosco para avaliarmos que soluções e ferramentas digitais podem levar as suas equipas mais longe – e o seu negócio também. Ligue grátis 800 789 789 ou contacte-nos por e-mail para comercial@alvo.com.
