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Modern workplace: do escritório para o mundo

Com a velocidade da transformação digital provocada pela resposta à pandemia de Covid-19, os novos modelos de trabalho tornaram-se uma realidade. Carlos Couto, CEO da Alvo, traça as suas perspetivas sobre a importância da tecnologia ao longo de 2020 e de como o modern workplace – em que o escritório pode funcionar a partir de qualquer lugar – se afirma como tendência essencial para as organizações, mesmo no futuro pós-pandemia.

 

2020 foi um ano de emoções fortes e de velocidade vertiginosa: por um lado, a velocidade com que a pandemia de Covid-19 galgou fronteiras e implicou uma adaptação imediata de empresas e famílias ao que muitos chamaram um “novo normal”; por outro, a velocidade da transformação digital e da adoção tecnológica que tornou possível esta adaptação rápida a um contexto de incerteza. O modern workplace, que muitas organizações consideravam antes impossível, disseminou-se.
 
Neste contexto que atravessamos, o escritório migrou-se para casa e o teletrabalho tornou-se uma constante em muitas empresas. Segundo o INE, 14,2% da população empregada exerceu a sua profissão em casa durante o terceiro trimestre de 2020. Para 94,5% dessas pessoas, tal só foi possível porque recorreram a tecnologias de informação e comunicação. Por necessidade, as empresas acabaram por alterar os modelos de trabalho e os processos – percebendo, em primeira mão, as vantagens desta flexibilidade. A gestão organizacional mudou e continua a mudar.
 
Apesar do choque da pandemia, na Alvo já conhecíamos bem as possibilidades e os benefícios do trabalho remoto, mesmo antes do grande confinamento de março-abril. Até porque já tínhamos as ferramentas e aplicações para o fazer – acessíveis a partir de qualquer lugar –, os processos desmaterializados, a informação e sistemas alojados na cloud e um racional de trabalho paper free. Preparámo-nos, gradualmente, para esta transição, como forma de proporcionar aos nossos colaboradores uma forma mais flexível de trabalhar, refletindo sobre como poderíamos inovar e melhorar o nosso local de trabalho. E, por isso, mantínhamos modelos de trabalho mistos, entre o escritório e a casa. Quando o primeiro Estado de Emergência foi decretado, estávamos prontos, no imediato, a ir para casa, mantendo a operacionalidade e a produtividade da Alvo a 100%.

Modern Workplace

Sabemos que não fomos caso único. Alguns dos nossos clientes, por exemplo, tinham também assegurada esta transição tecnológica a 100%, outros estavam a meio deste processo (com algumas ferramentas implementadas, mas ainda aquém da desmaterialização e digitalização total) quando a pandemia de Covid-19 chegou. Mas, no geral, a maior parte das empresas não estava preparada para uma completa transformação na forma de trabalhar. Com a pandemia, assistimos à adoção possível do teletrabalho. Mas, ainda assim, existem muitas organizações com questões de base para resolver.

Transitar do escritório fixo para um modern workplace

 
Alterar o modelo de trabalho e implementar um modern workplace é mais do que ter uma ferramenta como o Microsoft Teams, para que as equipas possam comunicar e partilhar informação. Claro que este é um passo importante, mas é preciso ir mais além. O modern workplace é um conceito que espelha a possibilidade de trabalhar virtualmente a partir de qualquer lugar, sem que haja lugar a disrupções e sem que o funcionamento normal da organização seja posto em causa. Tal implica colocar a organização na cloud, acessos a partir de qualquer dispositivo (seja portátil, tablet ou telemóvel) e uma digitalização e simplificação prévia de todos os processos, para evitar uma estrutura demasiado pesada que comprometa a flexibilidade desejada.
 
Não tenhamos ilusões. Esta transição tecnológica é altamente desafiante. Implica questões de licenciamentos, software e equipamentos, mas também o reforço da cibersegurança, para que um escritório virtual não seja mais vulnerável do que manter a informação da empresa fechada num local físico (um aspeto que muitas organizações descuraram com a passagem rápida para o teletrabalho).

 
 
 
Tão ou mais desafiante é também o processo de simplificar processos e automatizá-los, porque implica refletir e repensar todas as operações da empresa. Ou seja: olhar para o que sempre fizemos e descobrir formas de fazer melhor – e fazer diferente. Tudo isto tem de estar resolvido e agilizado para tornar possível um modern workplace.
 
Como referi, na Alvo este processo foi gradual e feito ao longo de vários anos, acompanhando a própria evolução da tecnologia. A experiência, com todos os seus altos e baixos, fez-nos ganhar maturidade nestes processos para podermos ajudar ainda melhor os nossos clientes. Sabemos exatamente quais poderão ser as suas dores nesta transição porque passámos pelo mesmo – e, com esse conhecimento, as implementações tornam-se mais céleres. Uma celeridade que, neste contexto em que vivemos, é fundamental para que as empresas não sejam apanhadas na curva e consigam aproveitar a transformar digital em pleno.

2021: alcançar maturidade tecnológica

 
O próximo ano será agora a oportunidade de dar alicerces à mudança tecnológica iniciada em 2020, mas de forma cuidada e estruturada. Com o impacto económico da pandemia a fazer-se sentir, os investimentos feitos terão de ser certeiros. A transformação digital é vital, mas deve ser pensada caso a caso, à medida das necessidades de cada negócio. A margem de investimento das empresas é ténue e é preciso ter a certeza de que a transição para um novo modelo de trabalho é feita com uma estratégia e sem estar repleta de ‘extras’ que não acrescentam valor à empresa. Evoluir sim, mas com um rumo definido.
 
Com estes cuidados prévios, veremos em 2021 um amadurecimento do salto digital que muitas empresas fizeram este ano. Na Alvo, prevemos que as ferramentas de automatismos e o armazenamento digital na cloud tenham uma elevada procura, no sentido de robustecer a transição que começou este ano.

 
 
 
São passos para tornar operacional este modern workplace – implementado a 100%, com toda a flexibilidade e segurança –, que é a grande tendência de futuro a estar atento. Só assim será possível dar resposta, ainda em pandemia, às necessidades de segurança e de teletrabalho. E só assim será possível, no pós-pandemia, continuar a prosseguir neste caminho, com vantagens óbvias para os colaboradores (que podem trabalhar totalmente no escritório, totalmente em casa ou em modelos mistos) e para as organizações, que passam a ter uma capacidade de ação muito mais rápida, com processos otimizados e equipas mais motivadas, produtivas e, porque não dizê-lo, felizes. O nosso novo escritório é o mundo.
 
 

Carlos Couto

CEO Alvo