Uma verdadeira revolução na forma de trabalhar e de fazer negócios está a ser adotada nas empresas um pouco por todo o mundo. Nos últimos dois anos, e à boleia da pandemia, a maioria das organizações precisou de repensar os seus modelos de negócio, acelerar a transformação digital e implementar soluções inovadoras.
Neste contexto, a tecnologia assumiu-se como um instrumento vital para apoiar empresas a manterem as suas operações em atividade (a partir de qualquer lugar), com processos mais rigorosos, rápidos, ágeis, desmaterializados e seguros. A ligação entre gestão e tecnologia está cada vez mais sólida e amadurecida.
No entanto, como é que esta transformação digital ocorre na prática, no dia a dia das empresas? Para os clientes Alvo, esta evolução acontece quase naturalmente, com o máximo apoio da nossa equipa de consultores tecnológicos. Conheça o testemunho de três empresas portuguesas, Accounting Advantage, Neto Marques & Marques e TM2A, que fizeram da tecnologia um motor de evolução dos negócios.
Aposta em ferramentas tecnológicas que melhoram a qualidade e a rapidez do trabalho
Quando a pandemia surgiu, Cláudia Azevedo, CEO da Accouting Advantage – empresa dedicada a serviços de contabilidade e gestão – estava preparada. Há muito que as soluções tecnológicas adotadas pela organização permitem a toda a equipa trabalhar a partir de qualquer lugar. “Quando comecei a empresa, há 14 anos, trabalhava em casa. Por isso, desde sempre construí uma ligação entre o escritório e a casa, que me permitisse trabalhar onde quer que estivesse”.
Para a Accounting Advantage, a necessidade de investimento em ferramentas que melhorem os processos internos é uma preocupação constante e que surgiu muito antes da pandemia. Cláudia Azevedo recorda-se, a propósito, de um marco na vida da sua empresa: um dos seus clientes teve um boom de faturação muito grande, o que representou um enorme volume de trabalho para a equipa. Na altura, a empresa demorava uma semana a ter todo o trabalho pronto, mas o cliente precisava que ele fosse executado mais rapidamente.
“Falámos com a Alvo, que já era nossa parceira, para perceber como poderíamos resolver este problema e foi-nos sugerido o importador de dados, parametrizado para atender às necessidades específicas deste cliente”. Esta é uma solução que permite fazer a importação de dados de ficheiro Excel e SAF-T, dispensando a inserção manual de dados no ERP Primavera. Resultado? As tarefas que demoravam uma semana a serem executadas passaram a ocupar apenas 15 minutos de um dia de trabalho. “Com o Importador Alvo, a pessoa que estava a trabalhar com este cliente conseguiu fazer, quase just in time, a faturação, o que poupou tempo e permitiu que se dedicasse a outras tarefas em simultâneo”, explica a gestora. E adianta: “A ferramenta veio impulsionar e maximizar todo o trabalho, mas também apoiou um serviço de qualidade ao cliente”.
No entanto, o verdadeiro game changer na atividade da Accounting Advantage aconteceu com a adoção do Primavera Accounting Automation (PAA) – um módulo do software Primavera que automatiza a contabilidade de documentos decorrentes de compras e vendas, evitando situações como erros, faltas de informação ou ficheiros duplicados. “Foi uma verdadeira revolução: o nosso trabalho tornou-se mais fiável, melhorou a qualidade do trabalho e diminuiu consideravelmente o tempo despendido nas tarefas, bem como as situações de erro”, sublinha Cláudia Azevedo.
Desde então, a Accounting Advantage tem reforçado os seus investimentos em novas soluções que aliam gestão e tecnologia, à medida que surgem novas necessidades. “Passámos para o Microsoft 365, mudámos toda a nossa estrutura para a nuvem, investimos em novos computadores, estamos a adquirir mais licenças porque a equipa está a aumentar. Queremos agora apostar também no arquivo digital, uma vez que estamos a gastar muito papel e queremos mudar essa dinâmica”, antecipa a gestora.
Melhorar processos e reduzir a pegada ambiental com recurso a soluções digitais
A empresa Neto Marques & Marques – dedicada à extração de diversos tipos de areia e transporte de materiais inertes – é um exemplo de como a tecnologia pode ser implementada em diferentes áreas de negócios. Leonel Marques é o sócio-gerente que está à frente desta empresa familiar e o facto de pertencer a uma geração mais nova e sensibilizada para os temas da atualidade levou-o a implementar algumas inovações. Foi o caso do Mytho – uma plataforma de gestão documental desenvolvida pela Alvo e que permite organizar e gerir os fluxos de informação e de documentação. No caso da Neto Marques & Marques, a ferramenta foi implementada para substituir as tradicionais guias de transporte em papel pelo formato digital.
Leonel explica a razão desta mudança: “Estamos num setor que é um pouco poluente, uma vez que ainda não existem camiões elétricos e trabalhamos muito à base dos combustíveis fósseis. Considerei que esta ferramenta podia ser uma mais-valia e reduzir a nossa pegada ambiental”. Na verdade, com a desmaterialização de documentação a empresa de transporte de materiais inertes acabou por diminuir o consumo de papel em cerca de 50 mil impressões anuais.
Os benefícios não se cingiram ao impacto ambiental. As operações da empresa tornaram-se também mais ágeis. “Além de reduzir os custos, o Mytho facilita processos e permite poupar tempo. Os nossos motoristas perdem hoje muito menos tempo a preencher as guias, porque os processos são todos automáticos”, explica o gestor. E exemplifica: “tenho sete camiões, se cada motorista fizer seis fretes por dia, tenho muitas guias para lançar. Só o facto de não ter de lançar estas guias porque elas já estão integradas automaticamente no sistema, poupa-me imenso trabalho e tempo”, sublinha Leonel Marques.
No caso da Neto Marques & Marques, a transição digital não foi um passo dado para adaptar o negócio à nova realidade gerada pela pandemia de Covid-19, uma vez que a empresa esteve em contraciclo: “Enquanto empresa de transportes não sentimos o impacto da pandemia, porque o mercado da construção não parou, até cresceu durante esta fase da pandemia. 2019 foi um ano bom, 2020 foi ainda melhor e o ano de 2021 superou os anos anteriores. E as nossas perspetivas para este ano são também de crescimento”, conclui.
A tecnologia como um instrumento que permite uma maior rentabilização do tempo
A TM2A – especializada em soluções e componentes industriais – sentiu, de perto, o impacto da pandemia. Neste contexto, a empresa colocou em stand by alguns investimentos que gostaria de fazer para evoluir para outras áreas.
Apesar do momento conjuntural mais cauteloso, a organização defende os benefícios que a adoção de ferramentas tecnológicas pode exercer no dia a dia da empresa. “Sem dúvida que as soluções tecnológicas permitem uma maior rentabilização do nosso tempo. Frequentemente temos de fazer vários tipos de análises e antigamente perdíamos muito tempo a fazer este trabalho, porque era feito de uma forma muito arcaica. Com o avanço tecnológico e o desenvolvimento dos mapas que vamos solicitando, esse trabalho é feito mais rapidamente. É de facto um ganho muito grande em termos de tempo e de recursos”, explica Sandra Sepúlveda, do departamento de marketing e qualidade da TM2A.
Já em 2022 a empresa implementou o serviço de telefones do Microsoft Teams, substituindo-o pela antiga central de telefones. O objetivo desta mudança era reduzir os custos e adotar uma solução de comunicações mais avançada e mais prática. No horizonte, a empresa tem ainda o desejo de avançar com a aposta na criação de uma loja online.
Os casos da TM2A, da Accounting Advantage e da Neto Marques & Marques espelham diferentes realidades de gestão e tecnologia no tecido empresarial português, mas com um denominador comum: todas reconhecem o papel facilitador que a tecnologia pode imprimir nos seus negócios, constituindo um fator diferenciador na obtenção de resultados dentro das organizações.
Se quer colocar a sua empresa na linha da frente da digitalização, entre em contacto connosco. Na Alvo, temos experiência comprovada para lhe dar todo o apoio neste processo. Ligue grátis 800 789 789 ou envie um e-mail para comercial@alvo.com.
