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Gestão documental: reduza custos na sua empresa

O tempo despendido em tarefas administrativas na sua empresa pode afetar a produtividade do negócio e significar custos desnecessários. melhore a sua gestão documental para uma maior eficiência.

Tarefas como preencher formulários, receber documentos e processar a respetiva informação de forma manual já não fazem sentido no panorama tecnológico atual. Não só representam tempo e dinheiro perdido, como podem mesmo ser um fator de desmotivação entre os seus colaboradores.
 
A gestão documental é um bom ponto de partida para otimizar os processos do seu negócio. Nesta área, os problemas mais comuns são a falta de digitalização de processos e a ausência de soluções tecnológicas que apoiem e automatizem as tarefas administrativas. Sem uma gestão documental profissional, as tarefas administrativas demoram mais tempo e os projetos atrasam-se.
 
A maioria das empresas carece de uma gestão documental mais ágil. Para o resolver, existem no mercado ferramentas de utilização simples e a baixo custo, que aumentam a produtividade enquanto reduzem despesas. É o caso do Mytho, uma solução especialmente pensada para PME’s e que se adapta ao seu orçamento, além de ser fácil de usar.
 
Esta solução agiliza o seu arquivo, ao permitir, através do meio digital, a organização, pesquisa intuitiva (e fácil, graças ao recurso a filtros) e consulta de documentos em perfeitas condições de leitura e acrescenta funcionalidades como a aprovação de documentos e dashboards adaptados ao seu negócio.
 
Seja operando de forma independente ou integrado num software de gestão ERP, como o Primavera, com o Mytho, a gestão de documentos na sua empresa passará para o próximo nível de eficiência e profissionalismo.
 
 

Gestão Documental

Vantagens de uma solução de gestão documental na sua empresa

 
 
Mais controlo
 
Uma solução como o Mytho permite controlar acessos, versões da documentação e fluxos documentais. Além disso, os utilizadores são informados sobre os diferentes estados pelos quais um documento passa, como a aprovação, a publicação e a distribuição.
 

Maior simplificação
 
A plataforma de gestão documental Mytho funciona através de um portal web ou Intranet, podendo ser acedido facilmente por qualquer pessoa, até no telemóvel. Com um acesso a qualquer momento e em qualquer lugar, os colaboradores podem confirmar o estado de um documento e as aprovações que, entretanto, foram efetuadas.
 

Mais segurança
 
O Mytho garante a segurança dos arquivos da sua PME, guardando-os numa base de dados SQL, com mecanismos de segurança avançada. Os documentos permanecem guardados diretamente na base de dados, o que impede que os ficheiros sejam apagados por acidente. Adicionalmente, todos os ficheiros estão sujeitos a constantes backups simples e intuitivos.
 

Menos custos
 
Eliminando-se o volume de papel e o espaço físico ocupado pelo arquivo, diminuem-se os custos operacionais (como papel e tinta). O mesmo acontece com o espaço físico: com a digitalização de antigos e novos documentos, não é necessária uma área específica para guardar o arquivo e tudo final mais fácil de encontrar.
 
 

Quer saber mais sobre o Mytho e como melhorar a gestão documental na sua empresa? Na Alvo, temos todo o gosto em apoiar a redução de carga administrativa no seu negócio. Contacte-nos pelo e-mail [email protected] ou ligue grátis 800 789 789.