Qualquer empresa que venda produtos ao mercado B2B ou ao consumidor final reconhece a importância de uma boa gestão de stocks. Além de ser uma componente essencial para maior rapidez nas operações diárias, esta gestão tem impacto direto na saúde financeira da sua empresa. Aumentar a eficiência destes processos – em estreita ligação com a gestão de encomendas de clientes e fornecedores – é, por isso, um fator crítico de negócio.
Tem desperdícios frequentes de mercadoria, com a acumulação de bens que não são escoados antes do fim do prazo de validade? Depara-se, sistematicamente, com mercadoria em falta para responder às encomendas dos clientes a tempo e horas? Demora demasiado tempo no picking e preparação de encomendas? Caso se identifique com estes problemas, o mais certo é que a sua gestão de stocks seja pouco ágil em relação à realidade da sua empresa e não permita uma real capacidade preditiva. Estes são problemas com impacto na cadeia de abastecimento e em todas as áreas da sua empresa, criando gastos desnecessários de tempo e dinheiro, assim como uma maior carga administrativa dos seus colaboradores.
Para proteger a sua empresa destas ineficiências, otimizar a gestão de stocks e reduzir os erros de registo, há diversas estratégias que podem ser seguidas. Descubra algumas das mais importantes a implementar no seu negócio.
1. Adote um método de gestão de saídas (FIFO ou LIFO)
Esta é uma das estratégias elementares no controlo de movimentos de stock no centro de distribuição ou armazém: adotar um método de gestão de saídas que sirva as necessidades do seu negócio. Os mais reconhecidos são o FIFO – First in, First Out (os primeiros produtos a entrar são os primeiros a sair) e o LIFO – Last in, First Out (os últimos produtos a entrar são os primeiros a sair).Enquanto o FIFO é fundamental na gestão de bens perecíveis, garantindo que os produtos mais antigos em armazém são sempre escoados, o LIFO pode ser usado noutro tipo de bens e como estratégia de valorização do stock atual em armazém.
A adoção de um método na gestão de saídas permite-lhe ganhar maior rapidez e automatismos na preparação de encomendas: saberá sempre qual o próximo lote a dar saída, sem perda de tempo. Poderá combinar estes métodos com outros sistemas específicos que o ajudem a incluir mais variáveis de prioridade além da data de entrada.
2. Recorra a automatismos
A inserção manual de movimentos de stock, além de vulnerável a erros humanos, representa também muitas horas desperdiçadas em tarefas que poderiam ser facilmente automatizadas. De acordo com o relatório internacional “State of Small Business 2019”, 58% das empresas entre um milhão e cinco milhões de euros de balanço anual (o que corresponde aproximadamente a uma micro ou pequena empresa) ainda optam por papel ou folhas de Excel para a gestão de stocks, ou simplesmente não utilizam nenhuma forma de registo. Como resultado, as empresas identificam nestes processos frequentes perdas de tempo e riscos desnecessários.
Recorrer a ferramentas que automatizam a gestão de stocks permite maior rapidez, mais rigor e um conhecimento em tempo real das entradas e saídas das mercadorias em armazém. Uma das vantagens mais claras é o cálculo automático de quantidades em stock a partir de documentos de movimentação, como faturas de fornecedores, faturas emitidas a clientes, guias de transporte ou transferências entre armazéns. Este automatismo elimina a necessidade de duplicação de informação.
Além disso, uma gestão de stocks mais eficiente tira partido de listas automáticas de picking e packing, geradas diretamente a partir das encomendas de clientes em carteira. Esta listagem automática facilita e otimiza a gestão dos operadores de armazém.
3. Garanta a rastreabilidade de cada produto
Saber, exatamente, a origem de cada mercadoria e o seu percurso (desde a receção/fabrico até à distribuição) é essencial para a indústria alimentar e farmacêutica, entre outras que dependem da rastreabilidade para garantir a segurança dos consumidores. No entanto, esta preocupação deve alargar-se a todos os outros setores, uma vez que a rastreabilidade dos produtos em armazém permite isolar artigos danificados ou em inconformidade (e perceber se todo lote está afetado), a qualquer momento.
É importante que a gestão de stocks garanta, de forma eficiente, a rastreabilidade e identificação de origem, sem necessidade de verificação presencial.
4. Mantenha uma margem de flexibilidade
Quem lida com o dia a dia de um armazém sabe que os imprevistos podem acontecer a todo o momento e que qualquer mudança deve ser gerida com rapidez. Por isso, uma gestão de stocks otimizada deve manter uma componente de flexibilidade para as tarefas diárias de entradas, transferência de artigos, preparação de encomendas e saídas de armazém. Ou seja, quando gere os seus stocks deve conseguir adaptar, facilmente, procedimentos e automatismos em função das necessidades reais.
É importante, por exemplo, ter a possibilidade de fazer recálculo de stocks perante situações excecionais, ajustar entradas/saídas de mercadorias em função de imprevistos sem documentos associados, recodificar artigos ou transferir rapidamente artigos de um armazém para outro. Garanta que a sua gestão de stocks dá uma resposta ágil a estas necessidades e outras específicas do seu negócio.
5. Antecipe necessidades futuras
Os desequilíbrios entre a mercadoria em armazém e as necessidades reais (produtos fora da validade ou falta de mercadoria para responder rapidamente a encomendas) estão diretamente relacionados com a falta de capacidade preditiva na gestão de stocks. Para adequar o seu stock à realidade do seu negócio, a antecipação torna-se palavra de ordem.
Algumas das estratégias-chave para conseguir antecipar necessidades passam por:
6. Faça o cálculo rigoroso de custos
Ao calcular rigorosamente o custo de armazenamento de materiais poderá incorporar esse indicador na margem de lucro. Além disso, este cálculo permite-lhe definir estratégias de redução de custos e estabelecer o melhor método de saída (FIFO ou LIFO) em função do que for mais rentável.
Como pôr em prática estas estratégias?
A melhor forma de implementar estas estratégias de otimização e aumentar a eficiência nesta área passa por implementar um software de gestão de stocks. Uma gestão manual em Excel ou papel não lhe permite ganhar capacidade de previsão, dados em tempo real e automatismos, pelo que será sempre uma gestão ineficiente.
Com a solução tecnológica certa, a sua gestão de stocks ganha rapidez, rigor e rentabilidade. Trata-se de uma sistematização dos seus processos de armazenamento e inventário, num ganho de eficiência que lhe poupará certamente recursos.
ERP Primavera: a solução certa para a sua gestão de stocks
A versão 10 do ERP Primavera traz-lhe uma área de inventário completamente reformulada, que responde e supera estas estratégias essenciais de otimização de stock. Preparada com novas ferramentas automáticas, alertas e mecanismos rigorosos, esta versão dá-lhe o apoio necessário em todas as fases de inventário, movimentação de stock e cálculo de custos.
Além disso, como este é um módulo integrado no software de gestão Primavera, a informação de stock está alinhada, em tempo real, com as diferentes áreas da empresa. Esta é, por isso, uma forma de otimizar o tempo das suas equipas, através dos automatismos gerados entre a gestão administrativa, armazém e gestão financeira.
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