As férias são sinónimo de descanso, lazer e boa disposição. Mas, para quem gere uma empresa, o processo de marcação de férias pode constituir uma ignição de conflitos internos. É o que acontece, por exemplo, quando existem férias sobrepostas ou quando há necessidade de ratear os períodos mais concorridos. Por esse motivo, a gestão de férias é, por vezes, um processo delicado. Os riscos adensam-se quando esta gestão é feita manualmente com o recurso a simples folhas do Excel, uma vez que a probabilidade de haver ausências ao longo do ano que não foram devidamente acauteladas é elevada. O mesmo para alterações de última hora, que necessitam de capacidade rápida de resposta. O desafio é ainda maior quando estão em causa empresas ou organizações de grandes dimensões e com um elevado número de colaboradores.
Para conjugar as necessidades dos colaboradores com os imperativos da empresa em assegurar o normal funcionamento das operações durante os períodos de férias, as organizações socorrem-se cada vez mais de soluções tecnológicas avançadas – mas de utilização intuitiva – para fazerem uma gestão rigorosa e em tempo real das ausências de colaboradores. É o caso do software OMNIA Employee, da Primavera BSS.
Saiba como funciona esta ferramenta e os principais benefícios que a sua empresa pode obter com esta plataforma na gestão de férias dos colaboradores.
O OMNIA Employee é uma plataforma colaborativa, na cloud, que permite centralizar a gestão de recursos humanos nas mais variadas vertentes e reduzir a carga administrativa, através da desmaterialização e automatização de processos. Esta ferramenta facilita a gestão de processos como o tratamento de despesas, a gestão de férias e horas extraordinárias, a sinalização de ausências, a gestão de declarações ou mesmo o processamento de recibos de vencimento.
Mas como funciona em termos práticos esta solução?
Cada colaborador tem acesso a este portal, no qual pode consultar um vasto conjunto de informações relacionadas com o seu vínculo laboral com a empresa. Os colaboradores têm ainda autonomia para intervir de forma ativa no portal, seja para atualizar dados pessoais, registar despesas ou marcar férias. Os pedidos de marcação ou alteração de férias são depois aprovados pelas chefias intermédias e pelo departamento de recursos humanos – nesta mesma plataforma – sendo que toda a informação fica automaticamente integrada no ERP Primavera.
Desta forma, deixa de ser necessário a inserção manual de dados, uma vez que todo o processo é automatizado e as aprovações podem ser feitas na hora. Ao mesmo tempo, as equipas de recursos humanos ficam mais aliviadas da carga administrativa, uma vez que a sua principal responsabilidade passa a ser a aprovação dos pedidos de férias dos colaboradores.
A marcação de férias é apenas uma das diversas funcionalidades proporcionadas por esta ferramenta. O Primavera Omnia Emplyee é uma plataforma alargada que permite agilizar e desmaterializar os principais processos relacionados com a gestão dos recursos humanos de uma empresa: desde o tratamento de despesas, passando pelo registo de ausências, pela contabilização de horas extraordinárias, até à gestão das ações de formação e à disponibilização de informação relativa aos recibos de vencimento e declarações.
Entre os principais benefícios associados a este portal colaborativo, destaque para seis grandes vantagens:
Esta é uma ferramenta cloud, acessível a partir de qualquer lugar, em qualquer hora, seja através de um computador, um tablet ou de um smartphone.
Optar pelo método tradicional – ou seja, reunir em Excel os pedidos férias dos colaboradores, ter de estar constantemente a atualizar ficheiros devido aos pedidos de alteração que ocorrem ao longo do ano e inserir essas informações manualmente nos sistemas de gestão das empresas – gasta demasiado tempo e recursos preciosos às empresas. Com a implementação do OMNIA Employee, a execução destas tarefas além de ser mais fiável, é também mais ágil. Os próprios processos de aprovação são executados de forma eficiente, mantendo todo o rigor.
A celeridade dos processos administrativos proporcionada por esta plataforma colaborativa, a automatização de tarefas mais rotineiras e a integração da solução com o ERP Primavera permitem desmaterializar documentos e diminuir a carga de trabalho administrativa do departamento de recursos humanos. Através de uma lógica de utilização self-service, os colaboradores podem ter uma intervenção ativa na plataforma: marcar férias, consultar e extrair informação relativa aos recibos de vencimento e declarações e também alterar os seus dados fiscais, sem ser necessária a intervenção do departamento de recursos humanos.
Ficheiros e informações que, no passado, estavam dispersos por vários departamentos e sistemas passam a estar centralizados numa única plataforma, acessíveis a todos, o que contribuiu para uma maior inclusão e transparência. Com a vantagem adicional de o portal assegurar que a informação está sempre atualizada.
A utilização do Primavera Omnia Employee permite aos colaboradores terem um acesso rápido a informações sobre a sua relação com a empresa, conferindo-lhes maior autonomia para gerir a informação pessoal que consta no portal, fazer registos ou alterar informações. Através desta ferramenta é possível, por exemplo, registar faltas e anexar um documento justificativo da ausência, gerir as horas extraordinárias, solicitar pedidos de adiantamento à empresa, fazer o registo de despesas e ajudas de custo, consultar o plano de formação, entre outras funcionalidades.
Uma outra vantagem associada a este portal colaborativo advém do facto de poder ser um instrumento utilizado pela empresa para disseminar rapidamente informação institucional por toda a organização.
Na Alvo, temos um vasto conhecimento sobre as soluções Primavera e damos apoio e consultoria em todos os passos: desde a conceção até ao pós-implementação. Entre em contacto connosco para analisarmos as necessidades da sua empresa na gestão de processos internos e identificarmos a solução mais adequada ao seu negócio. Ligue grátis 800 789 789 ou contacte-nos por e-mail para comercial@alvo.com.
