A incorporação de uma solução de gestão (ERP) tornou-se numa tendência incontornável para a gestão de qualquer negócio. Na Alvo, recomendamos o ERP Primavera, 100% português, como a solução mais robusta e completa para apoiar a gestão das empresas nacionais. Sabemos, no entanto, que muitas empresas, por desconhecimento, acabam por fazer uma utilização limitada deste software de gestão, usando-o sobretudo para dar resposta às principais obrigatoriedades declarativas e de pagamento que incidem sobre os seus negócios. Ou seja, mesmo depois de o ERP estar implementado com sucesso, há ferramentas ou funcionalidades mais “escondidas” que acabam por não ser utilizadas – e que podem trazer maior rapidez na execução dos processos.
Para ajudar a sua empresa a tirar o máximo partido desta solução, partilhamos consigo algumas dicas ERP Primavera que vão fazer a diferença no dia a dia da sua organização.
Tarefas administrativas repetitivas e morosas. Extração e compilação de informação feita manualmente. Repetição de registos e comunicações às autoridades legais. Estes são exemplos de alguns processos obsoletos que ainda hoje são realizados em muitas empresas e que consomem tempo e recursos, causando entropias no funcionamento das organizações.
Muitas destas tarefas podem ser automatizadas ou agilizadas com o recurso a funcionalidades, módulos ou ferramentas do ERP Primavera. Conheça funcionalidades que permitem agilizar e automatizar tarefas, melhorar a produtividade, alocar os recursos humanos em tarefas de valor acrescentado, trazer mais rigor aos processos, tomar decisões mais informadas e fazer os negócios crescer.
1. Comunicação automática de entrada de colaboradores
Sempre que um novo colaborador entra numa empresa essa informação tem de ser comunicada à Segurança Social e aos Fundos de Compensação. Em muitos casos, os departamentos de recursos humanos abrem uma ficha de colaborador no ERP Primavera e depois vão ao portal da Segurança Social e ao portal dos Fundos de Compensação inserir manualmente a informação relativa ao novo funcionário.
Esta é uma triplicação de tarefas desnecessária. O ERP Primavera tem uma funcionalidade que permite a comunicação direta e imediata da informação do novo colaborador às duas entidades. Dessa forma, dispensa-se a necessidade de inserção manual (e em triplicado) de dados, uma vez que a comunicação pode ser automática.
2. Carregamento dos cartões de refeição
Em diversas organizações este processo ainda é feito manualmente, o que nas empresas com maior dimensão e um maior número de colaboradores pode ser sinónimo de uma tarefa demorada. Com o ERP Primavera, esta operação pode ser automatizada: da mesma forma que o software permite gerar um ficheiro para a empresa proceder à transferência dos salários, também pode ser criado um segundo ficheiro destinado ao carregamento dos cartões de refeição dos colaboradores.
3. Dashboards
Os dashboards do ERP Primavera permitem que as equipas de gestão tenham acesso rápido a informação gráfica com indicadores-chave sobre os processos da empresa nas suas diversas áreas – como contabilidade, vendas ou gestão de recursos humanos –, observando tendências ou controlando a evolução em tempo real dos diversos parâmetros. Desta forma é possível, em poucos segundos, perceber como estão a correr as vendas da empresa, quais são os produtos que estão a gerar um maior retorno ou quais os mercados que estão a ter um melhor desempenho. Utilizar os dashboards disponíveis no ERP Primavera é aproveitar uma importante ferramenta de apoio à tomada de melhores decisões.
4. Office Extensions
O Excel tem sido, ao longo das últimas décadas, o instrumento de trabalho preferido das empresas em todo o mundo. No entanto, usado de forma isolada, apresenta algumas fragilidades face às necessidades atuais que as empresas modernas enfrentam. Imagine-se, por exemplo, o caso de um colaborador que extrai um ficheiro do ERP para trabalhá-lo, mas, entretanto, um outro colega entra no sistema e atualiza a informação. Neste cenário, o ficheiro inicialmente extraído já não está atualizado. Com o recurso à ferramenta Office Extensions do ERP Primavera estes problemas deixam de acontecer. Trata-se de uma solução de tratamento e análise de dados que funciona a partir do Excel e que garante que a informação está sempre atualizada, com base nos dados que estão no sistema.
5. Pagamentos eletrónicos
Esta funcionalidade permite às empresas criar uma referência de multibanco para as suas faturas. Quando o pagamento é realizado, gera-se automaticamente uma notificação que dá conta que determinada fatura já foi liquidada. Assim, deixa de haver necessidade de alocar recursos humanos a este tipo de tarefas burocráticas, como a verificação de contas correntes e de extratos bancários.
6. Primavera Accounting Automation
Trata-se de um módulo específico do Primavera que tem vindo a conquistar alguma adesão junto do tecido empresarial nacional, mas é ainda uma solução desconhecida por muitas organizações. Esta ferramenta permite fazer a integração dos dados do e-Fatura, do SAF-T e dos documentos de vendas provenientes de outras plataformas de forma imediata. Desta forma deixam de ser necessárias horas e dias de trabalho infindáveis para lançar documentos de compras e vendas, por exemplo.
7. Fiscal Reporting Manager
Este instrumento do Primavera existe há largos anos e tem como objetivo simplificar a entrega das declarações fiscais a que as empresas estão obrigadas a cumprir. No entanto, muitas empresas utilizam-no apenas para fazerem o envio dos modelos mais básicos, como a declaração periódica do IVA ou a declaração mensal de remunerações (DMR). Na verdade, esta ferramenta pode ser uma ajuda preciosa para tratar as declarações mais complexas e que exigem processos mais exaustivos de recolha e tratamento de informação, como é o caso da Informação Empresarial Simplificada (IES). O preenchimento da IES, por exemplo, é uma tarefa que consome vários dias de trabalho de uma empresa, mas com o recurso ao Fiscal Reporting é possível concluir esta tarefa em poucas horas.
O desconhecimento e a resistência à mudança em algumas organizações são os principais fatores que levam à permanência de processos administrativos de forma manual, desaproveitando o lote completo de funcionalidades que o ERP Primavera proporciona.
Algumas empresas temem também que a parametrização de algumas ferramentas implique um investimento elevado. No entanto, várias das funcionalidades mencionadas anteriormente estão já incorporadas na versão base do software e, como tal, não exigem um acréscimo de custos. Mesmo quando é necessário proceder-se à parametrização das ferramentas, o esforço de investimento exigido é reduzido quando comparado com o impacto que os resultados podem gerar no dia a dia da empresa.
Já utiliza o ERP Primavera na sua organização e quer ter a certeza de que explora todas as funcionalidades desta solução? Entre em contacto connosco. Na Alvo, temos uma vasta experiência com soluções Primavera (somos Primavera Premium Partner e Solutions Partner desde 1993) e estamos aptos a adaptar o ERP às necessidades específicas de cada negócio. Ligue grátis 800 789 789 ou contacte-nos por e-mail para comercial@alvo.com.
