Ferramentas de Gestão de Projeto: limitações e oportunidades

Antes de iniciar este texto, torna-se interessante definir o que é um projeto.
 
No fundo, um projeto materializa-se num conjunto definido de resultados, com base em normas e requisitos de qualidade – geralmente restringido por metas de custos e prazos. Ou seja, tendo em conta que vamos analisar ferramentas de Gestão de Projeto, podemos assim defini-la enquanto o planeamento, organização, monitorização e controlo de todos os componentes, bem como a gestão e liderança de todos os envolvidos na obtenção dos objetivos.
 

Obviamente, sem nunca descurar a segurança e mantendo o projeto dentro dos critérios predefinidos de prazos, custos, âmbito e desempenho/qualidade. Não nos podemos esquecer de que são singulares, finitos, implementam mudanças drásticas nas Organizações, rompem com os equilíbrios existentes e utilizam recursos transitórios.
 

Portanto, o principal desafio da gestão de projetos é alcançar todos estes objetivos dentro das restrições dadas. Essas informações geralmente são descritas num manual, que é criado no início do processo de desenvolvimento.
 

Debruçando-nos sobre as limitações, logicamente que as principais se revelam como o âmbito, tempo, qualidade e orçamento. O desafio secundário – e mais ambicioso – é otimizar a alocação dos colaboradores necessários e integrá-los para atender aos objetivos predefinidos.
 

Os gestores de projeto têm disponíveis, no sentido de facilitar todo o processo, diversas ferramentas que visam facilitar todo o processo. É disso exemplo o MS Project, o Jira ou o Collaborative.
 

Porém, a questão que se coloca é: são estas ferramentas transversas e completas, ou noutras palavras, abrangem todas as áreas da gestão de projetos? A resposta mais provável e inegável é: Não.
 

Uma das grandes lacunas destas ferramentas é a integração com os ERP’s, acabando por dificultar a execução da gestão financeira de cada projeto.
 

Torna-se, desta forma, importante conciliar todas as vertentes da gestão de projetos – reporting, alocação, gestão de portfólio, de recursos, gestão documental, gestão de fluxos de aprovação e a vertente financeira – como é exemplo a gestão de orçamentos ou a faturação.
 

Outro obstáculo comum a estas soluções é o custo elevado das mesmas. Representam um investimento muito elevado, tornando por vezes difícil o retorno do investimento efetuado.
 

Outra limitação muitas vezes levantada é a complexidade das soluçõespara projetos mais simples.
 

Por vezes é difícil adaptar o software e algumas áreas de negócio específicas, tornando-as ferramentas dispensáveis.
 

Por fim, estas ferramentas têm grandes limitações a nível de gestão financeira e de análise.
 

A Alvo permite uma gestão integrada de gestão de projetos usando o ERP Primavera com toda a vertente financeira, a aplicação de gestão documental Mytho e o Alma que permita, toda a gestão na vertente de reporting, a alocação, gestão de portfolio, gestão documental, gestão de fluxos de aprovação, adaptável a todos os negócios ou dimensões de empresas, podendo desta forma potencialziar/maximizar toda a gestão dos seus projectos de forma integrada.