Faturas com código QR já em janeiro. O seu negócio está pronto?

As alterações na emissão de faturas estavam anunciadas já desde 2019, mas só agora a sua concretização está próxima. A Portaria n.º 195/2020, de 13 de agosto, veio definir como obrigatória a inclusão de um código QR em todas as faturas a partir do primeiro dia de 2021.
 
As faturas com código QR são uma novidade administrativa que deverá passar a ter em conta nas operações da sua empresa. Mas não se preocupe: com o software certo, todo este processo é simples, automático e sem carga burocrática acrescida para si. A Alvo explica-lhe o que vai mudar e como assegurar estas alterações na sua faturação.
 
 

O código QR é uma espécie de código de barras 2D que pode ser lido pela câmara fotográfica de um smartphone (seja através de funcionalidades de origem do próprio aparelho, seja através de apps instaladas) para aceder ao conteúdo codificado – normalmente um link para uma página da Internet.
 
Qual a vantagem de incluir este tipo de códigos nas faturas? É simples: facilita, para o consumidor, o processo de submeter uma fatura sem NIF no portal e-Fatura. Com o código QR, o consumidor apenas precisa de apontar a câmara fotográfica do smartphone à fatura e a submissão no e-Fatura é imediata
 
 

A partir de 1 de janeiro de 2021, todas as faturas que emitir ao consumidor final (e outros documentos fiscalmente relevantes) através de um software de faturação certificado pela Autoridade Tributária deverão incluir um código QR.
 
A Portaria n.º 195/2020 estabelece que, além da mera inclusão do código, deverá garantir que este é corretamente gerado e está legível no documento, independentemente do tipo de suporte em que seja apresentado ao consumidor. Em documentos com mais de uma página, o código deve constar na primeira ou última página.
 
 

Para que as mudanças no processo de faturação não se transformem numa carga burocrática adicional, a tecnologia é o seu maior aliado. Cabe ao seu software de faturação gerar, de forma eficiente, o código QR em cada fatura.
 
No caso do ERP Primavera – solução de gestão implementada pela ALVO –, a adaptação às novas regras está já a ser preparada: o software vai dar resposta, de forma ágil, às novas obrigações fiscais, para que o seu negócio não tenha preocupações acrescidas. Enquanto parceiro tecnológico, estamos também disponíveis para o ajudar ao longo de todo este processo de adaptação às novas faturas com código QR. Se o seu formato de fatura não é standard, fale connosco para ajudarmos na migração e adaptação dos seus documentos ao código QR.
 
Também a própria Autoridade Tributária está a preparar esforços adicionais para apoiar as empresas nesta mudança. O Despacho n.º 412/2020-XXII do Secretário de Estado Adjunto e dos Assuntos Fiscais, de 23 de outubro, indica que a Autoridade Tributária vai desenvolver um conjunto de Perguntas Frequentes sobre o tema e promover ações de sensibilização ainda em 2020.
 
 

O ATCUD é outro dos novos elementos a incluir nas faturas, a par do código QR. No entanto, depois da sua obrigatoriedade também ter sido apontada para 1 de janeiro de 2021, o Governo acabou por adiar este prazo. A inclusão do Código Único de Documento passa a ser obrigatória apenas em 2022, segundo o Despacho n.º 412/2020-XXII.
 
De relembrar que o ATCUD é um conjunto de caracteres composto pela identificação da série documental (código de validação) e por um número sequencial do documento dentro da série. Funcionará como uma espécie de ‘matrícula’ única para cada fatura ou documento fiscalmente relevante e, como tal, é mais um apoio para o consumidor conseguir comunicar rapidamente as suas faturas: bastará inserir o ATCUD no portal e-Fatura para que o documento seja automaticamente reconhecido. O ATCUD deverá estar logo acima do código QR.
 
O adiamento da introdução obrigatória do ATCUD nas faturas está diretamente relacionado com a pandemia de COVID-19. O Governo considerou que, face à situação atual e aos recursos necessários para a adaptação das empresas às novas obrigações, seria necessário adiar a entrada em vigor da medida. Para preparar esta mudança, as empresas poderão começar a comunicar as suas séries documentais à Autoridade Tributária (para a atribuição do código de validação) a partir do segundo semestre de 2021.
 
Em resumo:

• A partir de 1 de janeiro de 2021 – Faturas com código QR
• A partir do 2º semestre 2021 – Comunicação de séries documentais à AT para obtenção do código de validação (indispensável ao ATCUD)
• A partir de 1 de janeiro de 2022 – Faturas com ATCUD + código QR

 
Mais do que uma obrigação, as faturas com código QR são um passo na evolução digital da comunicação entre empresas, consumidores e Estado. São também um contributo para a desmaterialização de processos e para a simplificação e agilidade dos procedimentos administrativos. Encare esta alteração como uma forma de continuar a evoluir o seu negócio, sempre rumo a uma maior eficiência.
 
Em breve também vai poder arquivar digitalmente e integrar os documentos com código QR no seu Primavera sem necessidade de digitar essa informação.
 
Na Alvo, estaremos sempre ao seu lado na transformação digital do seu negócio. Contacte-nos para saber como otimizar o seu processo de faturação e sobre como tirar o máximo partido da tecnologia na gestão da sua empresa: envie-nos um e-mail para comercial@alvo.com ou ligue grátis 800 789 789.