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Faturação: Saiba tudo sobre as faturas sem papel e outras novas regras fiscais

As faturas sem papel são hoje uma realidade, graças a uma nova legislação já em vigor. Descubra o que muda na faturação da sua empresa.


A nova lei sobre o processamento de faturas já está em vigor, embora de forma faseada. Entre as medidas começaram imediatamente e as novas regras para 2020, existem 7 alterações essenciais na faturação que deve ter em conta com este eFatura 2.0.


As regras do jogo estão em plena fase de mudança para quem emite faturas. Desde 16 de fevereiro de 2019 que está em vigor um novo pacote legislativo, dedicado à simplificação e desmaterialização dos processos de faturação. Entre as principais alterações, destaque para as faturas sem papel, o alargamento do software de faturação a mais empresas, os arquivos contabilísticos totalmente eletrónicos e a introdução de códigos QR nas faturas.
Também chamado informalmente de eFatura 2.0, este novo Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, pretende combater a fraude e evasão fiscais, consolidando ainda a modernização do processo de faturação. Segundo a introdução da nova lei, esta mudança irá permitir “às empresas uma redução dos custos com o cumprimento das obrigações fiscais, estimulando o desenvolvimento e a utilização pelas empresas de novos instrumentos tecnológicos”.
Apesar das faturas sem papel serem a medida emblemática da nova lei, o eFatura 2.0 vem alterar diversos pontos do processo de faturação, desde os meios usados para faturação até aos sistemas de arquivo, passando ainda pela mudança de prazo no envio do SAF-T PT. Fique a par das principais mudanças e de quais os respetivos prazos a seguir.

Faturas sem papel

7 principais alterações que o eFatura 2.0 traz à faturação da sua empresa


1. Faturas sem papel

Até agora, emitir uma fatura era sinónimo obrigatório de um significativo gasto de papel, com a impressão do documento para o consumidor e respetivas cópias para a empresa. Além dos custos para as organizações, o procedimento acabava por ser redundante ao trajeto eletrónico das faturas, que devem ser obrigatoriamente comunicadas à Autoridade Tributária (AT) e disponibilizadas no portal eFatura.

Com o novo decreto-lei, a impressão de faturas deixa de ser obrigatória, à semelhança do que já se verificava em setores como as telecomunicações ou a eletricidade. A sua empresa pode optar por emitir faturas sem papel, desde que se verifiquem as seguintes condições:

  • O consumidor aceita a fatura sem papel e não solicita a sua impressão em formato físico
  • As faturas incluem o número de identificação fiscal do consumidor
  • As faturas são criadas através de um software certificado pela AT
  • Haja a garantia de uma comunicação, em tempo real, dos elementos da fatura à AT (cujos pormenores ficarão definidos numa futura Portaria).

 

Mesmo com as faturas sem papel, o consumidor continuará a ter acesso aos documentos em formato eletrónico via portal eFatura. Já as empresas têm liberdade para decidir se (e quando) querem aderir às faturas sem papel.
2. Software de faturação passa a ser obrigatório em mais empresas
A sua empresa ainda não faz parte das organizações que emitem facilmente faturas através de software certificado pela AT? Saiba que, a partir deste ano, mais empresas passam a estar obrigadas a usar um programa informático para faturação. Isto porque o Decreto-Lei vem alterar o patamar das empresas abrangidas por esta obrigação (anteriormente estabelecido para organizações com volume de negócios superior a 100 mil euros).
Tome nota de quem passa a ter de utilizar, de forma exclusiva, software certificado para a emissão de faturas:

  • Em 2019, empresas cujo volume de negócios seja superior a 75 mil euros
  • A partir de 2020, empresas cujo volume de negócios seja superior a 50 mil euros.

 

Atenção aos prazos!
Se a sua empresa tem um volume de negócios superior a 75 mil euros, saiba que tem até 1 de julho de 2019 para adotar um software de gestão certificado (de acordo com o despacho do secretário de Estado dos Assuntos Fiscais, de 1 de março).
O Decreto-Lei prevê ainda que a AT passa a disponibilizar, no futuro, um programa de faturação. No entanto, o desenvolvimento desta aplicação não deve ocorrer a tempo de dar resposta à entrada em vigor desta obrigação – e, provavelmente, nem estará pronta este ano.
Para garantir, desde já, o cumprimento destas regras, o mais seguro é confiar num software de faturação já com provas dadas no mercado: o módulo de faturação do ERP Primavera – certificado pela AT – permite-lhe emitir faturas rapidamente, garantindo ainda a gestão de outros documentos financeiros com cumprimento de todos os requisitos legais e fiscais. Além disso, adotar um ERP é também um passo fundamental da transformação digital de uma empresa.
3. Faturas com QR Code
Para combater a fraude e a evasão fiscal, as faturas e outros documentos fiscais passarão a incluir um código QR (código de barras bidimensional) e um código único de documento. Esta é uma medida do Decreto-Lei que apenas entrará em vigor em 2020 e que, até lá, será detalhada por portaria.
Além do combate à fraude, esta alteração na faturação facilita a comunicação de despesas pelos consumidores, mesmo em faturas sem NIF. Bastará comunicar a despesa no portal eFatura mediante a “leitura” do QR Code por um smartphone, em segundos.
Já as empresas precisam de garantir que, em 2020, o software de gestão que usam está apto a gerar o QR Code nos documentos de faturação. Em paralelo, haverá um maior número de faturas comunicadas à AT (via consumidor), sob as quais o comerciante não tem controlo – o que, previsivelmente, fará diminuir a tentativa de evasão fiscal.
4. Envio antecipado do ficheiro SAF-T PT
Desde março 2019 que o envio do ficheiro SAF-T PT (Standard Audit File for Tax Purposes – Portuguese Version) à AT foi antecipado para dia 15 de cada mês (em vez de dia 20). Este ficheiro reúne a documentação fiscal mais relevante de uma empresa (incluindo faturação) e a sua submissão à AT é uma das obrigações legais das empresas em matéria de IVA.
O Decreto-Lei estabelece um prazo ainda mais apertado no próximo ano: a partir de 2020, o SAF-T PT passa a ser enviado, obrigatoriamente, até dia 10 de cada mês.
Tem dúvidas sobre como processar o seu SAF-T PT? O ERP Primavera permite-lhe gerar e exportar facilmente o ficheiro com a sua informação fiscal, apoiando o cumprimento desta obrigação legal da sua empresa.
5. Dispensa de inventário para o regime simplificado de IRC e IRS
O Decreto-Lei n.º 28/2019 estabelece também novidades em relação à comunicação de inventários à AT. Os contribuintes abrangidos pelo regime simplificado em IRC ou IRS passam a estar dispensados de comunicar os seus inventários.
Até à publicação destas novas regras, a isenção de comunicação de inventário apenas estava prevista para os contribuintes cujo volume de negócios não excedesse os 100 mil euros.
6. Comunicação da localização dos equipamentos de faturação
Ainda no âmbito do combate à fraude, o novo pacote legislativo passa a impor a comunicação à AT da identificação e localização de todos os equipamentos usados para processamento de faturação e outros documentos fiscais.
Estes são os elementos que devem ser comunicados:

  • Identificação e localização dos estabelecimentos da empresa onde são emitidas faturas
  • Identificação dos equipamentos usados para processamento de faturas
  • Número de certificado do software usado em cada equipamento
  • Identificação das empresas que comercializaram e/ou instalaram o software

 

Atenção aos prazos!
Tem até 30 de junho de 2019 para comunicar estes dados à AT. Depois disso, apenas precisará de fazer nova comunicação em caso de alterações aos equipamentos usados (ou à localização dos mesmos). Nessas situações, terá 30 dias para fazer a comunicação das alterações.
Segundo o Decreto-Lei, “a identificação do local onde decorre a operação económica constitui não só uma importante medida de combate à fraude e evasão fiscais, mas é também um elemento necessário ao apuramento do IVA liquidado em cada concelho para efeitos de alocação parcial daquela receita aos respetivos municípios”.
7. Arquivo contabilístico totalmente eletrónico
Com o novo pacote legislativo, a sua empresa poderá manter o arquivo dos documentos contabilísticos inteiramente em formato eletrónico. O arquivo eletrónico não é obrigatório, mas passa a ser uma opção legalmente válida, mesmo para documentos processados em papel (depois de estes serem digitalizados e arquivados eletronicamente).
Os arquivos podem ser mantidos em Portugal ou em qualquer Estado-Membro da União Europeia. O requisito, contudo, é que o acesso aos arquivos além-fronteiras seja feito através de terminais localizados em Portugal. A AT pode ainda dar autorização, caso a caso, para arquivos situados fora da União Europeia.
A sua empresa é obrigada a manter em arquivo todos os documentos contabilísticos por um prazo de 10 anos. Se optar por um arquivo eletrónico, assegure-se especialmente que o armazenamento é feito de forma segura (e legível) e que a AT tem acesso à informação fiscal e documentos de suporte.
Precisa de apoio na adaptação da faturação da sua empresa às novas regras? Na Alvo, temos uma vasta experiência na implementação de soluções tecnológicas para faturação e somos um parceiro de referência da Primavera BSS. Entre em contacto connosco através do e-mail [email protected] ou ligue grátis 800 789 789.