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Faturação Eletrónica ao Estado obrigatória já em 2019

A legislação que obriga ao eInvoicing na contratação pública entra em vigor a 1 de janeiro de 2019. Fornecedores e entidades da Administração Pública passam a poder emitir, transmitir e receber faturas exclusivamente por via eletrónica.

Modernização tecnológica dos organismos públicos e privados precisa-se: É esta a grande mensagem subjacente à entrada em vigor da Diretiva 2014/55/EU, que torna obrigatória a faturação eletrónica ao Estado de qualquer empresa fornecedora de entidades públicas.

Embora esteja em vigor desde 2014 e imponha prazos específicos para o período compreendido entre 2018 e 2020, que será marcado pela implementação da fatura eletrónica (ou eInvoicing) nos processos de contratação pública em toda a União Europeia, Portugal seguirá regras próprias mediante a atualização do Código de Contratos Públicos (Decreto-Lei n.º 111-B/2017), que veio antecipar a transposição da Diretiva 2014/55/EU.

 

Vejamos os prazos de referência:

Em Portugal – O período de transição previsto na Lei termina a 31 de dezembro de 2018. A partir de 1 de janeiro de 2019 todos os contratos com a Administração Pública devem ser faturados eletronicamente.

Diretiva 2014/55/EU – Os Estados-Membros podem transpor e implementar as obrigações de fatura eletrónica nos processos de contratação pública até 18 de abril de 2019 (18 meses após a publicação da norma).

18 de abril de 2020 – Data limite para que as entidades públicas regionais ou locais beneficiem de um alargamento do prazo para a aplicação da Diretiva (apenas válido nos Estados-Membros que efetivarem esta opção na transposição nacional da Diretiva).

Regras específicas da fatura eletrónica

Esta Diretiva não só estabelece a criação da norma, como também vincula os Estados Membros ao uso obrigatório desta tecnologia nos processos de contratação pública, tendo em vista impulsionar as relações comerciais entre os países do espaço da UE. Esta medida é extremamente importante, esperando-se que sejam emitidas 8 mil milhões de faturas eletrónicas todos os anos na Europa, com a contratação pública a representar 60% desta grandeza – e o que poderá significar uma poupança de 80% nos custos de receção e de 90% nos custos de envio, segundo a Vortal.

O que é que se entende por fatura eletrónica? O Decreto-Lei n.º 111 – B/2017 especifica que o modelo a seguir deverá ser aquele que está indicado na respetiva Diretiva europeia, cuja elaboração esteve a cargo do Comité Europeu de Normalização (CEN), representado em Portugal pelo Instituto Português da Qualidade (IPQ).

Em traços gerais, isto significa que a UE classifica uma fatura eletrónica como «uma fatura que foi emitida, transmitida e recebida num formato eletrónico estruturado que permite o seu processamento automático e eletrónico». Ou seja, não basta enviar uma fatura em PDF por e-mail a um cliente para que se considere automaticamente uma fatura eletrónica. Para esse efeito, os respetivos dados devem ser criados sob uma estrutura correta definida pelo padrão europeu, e deve ser depois enviada diretamente do sistema do vendedor para o do comprador para que possa ser importada automaticamente para o sistema da entidade pública, sem necessidade de introdução manual.


Segundo o Decreto-Lei n.º 111 – B/2017 relativo ao Código de Contratos Públicos, são estes os elementos a constar na fatura eletrónica, de forma obrigatória “sempre que aplicável”:

  • Identificadores do processo e da fatura
  • Período de faturação
  • Dados sobre o cocontratante
  • Dados sobre o contraente público
  • Dados sobre a entidade beneficiária (se distinta da anterior)
  • Dados sobre o representante fiscal do contratante
  • Referência do contrato
  • Condições de entrega
  • Instruções de pagamento
  • Dados sobre ajustamentos e encargos
  • Dados sobre as rubricas da fatura
  • Totais da fatura

O que não serve como fatura eletrónica?

Embora se possa criar uma imagem visual ou um PDF para facilitar a leitura do utilizador, isso servirá apenas como complemento à transmissão eletrónica dos dados de faturação – este sim, o verdadeiro objetivo da faturação eletrónica.

Através do Connecting Europe Facility, um centro criado pela EU vocacionado para ajudar todo o tipo de organizações públicas ou privadas, com áreas de documentação, formação e com outros instrumentos que ajudam as organizações a implementar o eInvoicing, é possível verificar que não são consideradas como modelos de eInvoicing:

  • Faturas não-estruturadas emitidas em PDF ou Word
  • Faturas não-estruturadas em HTML, numa página Web ou num e-mail;
  • Imagens de faturas (em formato .jpg, .tiff ou outros)
  • Digitalização de faturas em papel (Optical Character Recognition)
  • Faturas em papel enviadas como imagens, via fax
  • Será igualmente considerado incumprimento da Diretiva 2014/55/EU qualquer fatura que seja enviada eletronicamente para o sistema do cliente, mas que não siga o modelo padrão de fatura aprovado pela Comissão Europeia.

Do SAF-T até aos dias de hoje

O primeiro momento em que se assistiu a uma iniciativa rumo à transformação digital da relação business-to-government (B2G) aconteceu em 2012, aquando da publicação do Decreto-lei nº198/2012 cujo texto estabelecia um canal de comunicação eletrónica B2G através do formato padrão SAF-T, que no fundo permitia a exportação de um conjunto de registos de contabilidade, faturação, documentos de transporte e recibos.

Este canal privilegiava sobretudo a gestão numa perspetiva tributária e fiscal. Com a obrigatoriedade da faturação eletrónica, são agora as empresas portuguesas que têm uma oportunidade de ouro para impulsionarem a sua transformação digital naquela que será a parte mais sensível do seu negócio: a faturação. A chamada e-fatura tem vindo a contribuir para melhorar a gestão, automatizar os processos, melhorar a tesouraria, ampliar a visibilidade sobre a área financeira e gerar poupanças com a eliminação de tarefas manuais que envolviam o uso de papel e envio físico, como também permite que os recursos humanos que se dedicavam a estas tarefas possam tratar de outros assuntos com maior valor acrescentado para as suas empresas.

As novas regras europeias pretendem trazer maior harmonia à faturação na contratação pública europeia, simplificando o processamento de contratos transfronteiriços. Se a sua empresa tem algum tipo de relação comercial com o Estado, a Alvo pode ajudá-la a preparar-se sem sobressaltos para as mudanças que estão a chegar.

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