Com a venda de um produto ou prestação de um serviço, é altura da sua empresa faturar. A emissão de faturas e recibos é uma tarefa comum no dia a dia das empresas, mas cuja importância não deve ser menosprezada. Este processo rotineiro é essencial para a saúde financeira do seu negócio e, por isso, poderá ser sempre encarado numa perspetiva de melhoria. Até porque, ao agilizar o seu processo de faturação, estará a multiplicar vantagens para o seu negócio:
A melhoria da sua faturação tem um valor inegável para a produtividade, tesouraria e gestão dos seus clientes. Mas como acelerar este processo e implementar medidas inovadoras na emissão de faturas? A tecnologia é a resposta certa. Recorra às ferramentas certas, automatize processos e rume a uma nova era digital da sua faturação. A partir da nossa experiência Alvo na implementação de soluções tecnológicas de apoio à gestão, partilhamos consigo seis ideias essenciais para melhorar o seu processo de faturação.
O ponto de partida para otimizar a emissão de faturas passa sempre por adotar uma solução tecnológica de faturação. Recorrer a um software certificado pela Autoridade Tributária (AT) é obrigatório para um conjunto de empresas e, recentemente, o Decreto-Lei n.º 28/2019 alargou a fasquia para empresas com volume de negócios superior a 50 mil euros, com efeitos já a partir de 2020.
Contudo, o seu uso é recomendado também para as restantes organizações: uma solução de faturação é um must-have da era digital e uma ferramenta que traz maior rapidez e rigor a um processo que não pode estar vulnerável a erros. Além da velocidade, esta é também a oportunidade de reduzir o tempo gasto em operações burocráticas manuais, tirando completo partido da automatização do processo de faturação.
Com a adoção de ferramentas tecnológicas que digitalizam o processo de faturação, as faturas em papel passam a ser um custo do passado. O recurso às faturas em formato eletrónico permite-lhe otimizar processos, aumentar a produtividade da sua empresa e reduzir custos com impressões, envios de documentos em papel e manutenção de arquivos físicos. Os documentos eletrónicos emitidos por um software certificado e com as informações obrigatórias por lei têm a mesma validade do que faturas em papel, mas com menos custos, maior rigor e sem necessidade de manter arquivos em papel.
Tenha ainda em conta que a impressão de faturas para o consumidor final já deixou de ser obrigatória. O Decreto-Lei n.º 28/2019 estabelece também que qualquer empresa pode optar por emitir faturas sem papel desde que recorra a um software certificado, inclua o número de identificação fiscal do consumidor e este não solicite expressamente a impressão em papel. A dispensa de um formato físico apenas poderá ser feita com a garantia da comunicação à AT dos elementos da fatura – que ficarão acessíveis ao consumidor via portal eFatura.
A faturação é um elemento fundamental da saúde financeira da sua empresa, com ramificações às restantes áreas do seu negócio. Este é um processo que está estreitamente ligado com a gestão de clientes e fornecedores, stocks, tesouraria e gestão de projetos, entre muitos outros. É importante, por isso, que o seu processo de faturação decorra de forma perfeitamente integrada com os restantes processos da sua empresa – desta forma, evita a duplicação de informação, tira pleno proveito de automatismos e pré-preenchimento de dados, além de acelerar o fluxo de dados em tempo real pelas diferentes áreas da empresa.
Um mero software de faturação não lhe garante esta integração ágil nas diferentes áreas do seu negócio. Para tal, será necessário implementar um ERP (também conhecido por software de gestão), de forma a gerir a sua faturação e integrá-la automaticamente nos restantes processos e bases de dados da sua empresa. Esta integração permite-lhe, por exemplo, criar automatismos entre o seu CRM e a emissão de faturas – automatizando a criação de condições especiais para determinados clientes – ou gerir projetos com controlo absoluto (e em tempo real) de custos e proveitos.
Com o ERP Primavera consegue um apoio ainda mais integrado e robusto à sua faturação, uma vez que poderá gerir de forma centralizada os documentos de venda, compra, stocks e tesouraria. É ainda possível definir a faturação de projetos de acordo com os consumos efetuados (ou por tranches) e sincronizar na estrutura central da empresa as operações registadas nas diferentes filiais. Tudo para que tenha uma integração ágil e um controlo total do seu negócio.
Além da emissão de faturas a clientes, o seu departamento financeiro faz também a gestão de fornecedores e das respetivas faturas a pagamento. Todos estes processos – de compra e venda – dependem de documentos externos, cujo processamento requer muitas vezes a inserção manual de dados. Para poupar tempo nestes processos, recorra a uma solução de leitura de documentos que permita a inserção automática dos dados de faturação (e restantes informações) diretamente no software de gestão. Desta forma, os seus documentos ficam aptos para serem incorporados nos diferentes processos digitais da sua organização, sem um esforço adicional da sua equipa.
Na Alvo, disponibilizamos-lhe uma ferramenta inovadora de gestão documental, baseada em inteligência artificial, que permite uma leitura de documentos em papel ou eletrónicos com uma fiabilidade de 99,9%. Trata-se do DocDigitizer, uma solução completamente integrada com o ERP Primavera e que, por isso, faz a ponte entre os dados extraídos dos documentos e os processos sistematizados no seu software (como é o caso do processo de faturação). Tudo isto de forma automática, com uma redução de 90% do tempo gasto em gestão documental.
Mais importante do que faturar, é receber a tempo e horas. Até porque recebimentos em atraso prejudicam a tesouraria e originam falta de liquidez suficiente para manter o ciclo operacional da sua empresa. Dar resposta a atrasos e más cobranças é um processo moroso e difícil, mas existem algumas estratégias que pode implementar logo no processo de emissão de faturas para aumentar as probabilidades de receber atempadamente.
Indique claramente um prazo de pagamento nas suas faturas (não é um elemento obrigatório, mas a ausência de uma data definida acaba por incentivar o adiamento do pagamento). Além disso, inclua formas rápidas de pagamento para facilitar a operação aos seus clientes, uma vez que os meios de pagamento tradicionais podem ser facilitadores de atrasos na liquidação das faturas. Ao simplificar o pagamento e alargar as opções disponíveis, poderá encurtar o prazo de pagamento e receber mais rapidamente.
Alargar as opções de pagamento não é um procedimento complexo. Com a solução ePayments, integrada na versão 10 do ERP Primavera, poderá facilmente gerar uma referência de pagamento eletrónico para cada uma das faturas que emite. A partir dessa referência, o pagamento pode ser feito através de Multibanco, homebanking ou payshops. Este serviço de pagamentos eletrónicos do ERP Primavera é também vantajoso para as suas operações administrativas: assim que um cliente fizer o pagamento, é efetuada automaticamente a liquidação em conta corrente e o lançamento na tesouraria.
Melhorar o seu processo de faturação significa ainda que o pode tornar numa fonte de informação mais pertinente para a tomada de decisão. Ao integrar a sua faturação com os restantes processos operacionais no ERP e adicionar-lhe uma camada de Business Intelligence, conseguirá extrair os dados gerados no departamento financeiro, combiná-los com indicadores de outras áreas e obter análises de desempenho, perspetivas em tempo real das finanças da sua empresa e reportings preditivos.
Além de análises gerais, é possível obter também uma visão por projeto (combinando indicadores de diversas áreas, como faturas, folhas de obra, adiantamentos, consumos e financiamentos, entre outros), o que lhe permite estar a par, em tempo real, da rentabilidade de cada projeto – e tomar decisões de negócio de acordo com essa informação.
Estas são apenas algumas das formas de otimizar o seu processo de faturação, integrando-o totalmente com o seu negócio e tornando-o mais rápido e automático. Na Alvo, estamos disponíveis para avaliar especificamente o processo de faturação da sua empresa e identificar todas as oportunidades de melhoria tecnológica, graças à nossa experiência na implementação de soluções Primavera e infraestruturas TI.
Contacte-nos pelo e-mail suporte@alvo.com ou ligue grátis 800 789 789 para saber mais.
