Equipamentos com problemas são um dos pesadelos de qualquer negócio e uma ameaça à produtividade de qualquer organização. Quando as avarias são constantes e o esforço de manutenção (e custos associados) ultrapassa o valor do ativo para a empresa, este é um sinal de que a gestão da manutenção tem margem para ser melhorada e rentabilizada.
Uma correta gestão da manutenção é essencial para reduzir custos, aumentar a longevidade dos equipamentos e garantir que os técnicos (internos ou em outsourcing) cumprem de forma produtiva as ordens de trabalho. Até porque esta gestão deve ser uma preocupação transversal a todos os setores e tipos de negócio com equipamentos entre os seus ativos: desde os equipamentos diretamente envolvidos no core da sua atividade (como computadores ou maquinaria das linhas de montagem numa fábrica) aos equipamentos essenciais a atividades administrativas (fotocopiadoras, etc), ou mesmo equipamentos com impacto direto na segurança e bem-estar dos seus colaboradores (extintores e equipamentos de ar condicionado, por exemplo).
Mas como melhorar a gestão da manutenção? Nesta era de transformação digital, a resposta é simples: com ferramentas de software. A evolução tecnológica permite evoluir esta gestão para níveis de eficiência, mobilidade e controlo nunca antes vistos. Desta forma, a manutenção de um conjunto de equipamentos – independentemente da natureza ou número de ativos da empresa – ganha mais rigor, enquanto se torna mais simples e intuitiva para o utilizador.
A tecnologia permite, atualmente, gerir a manutenção de equipamentos de uma forma mais rentável. Hoje pode apoiar a gestão em análises de custos, planeamento de intervenções e histórico de avarias e ações de manutenção por equipamento. E, desta forma, tomar as melhores decisões sobre se deve continuar a reparar avarias ou substituir, simplesmente, o equipamento por um novo.
Valuekeep: gestão da manutenção sob controlo
Tendo em conta as possibilidades tecnológicas de última geração, na ALVO recomendamos o Valuekeep como a solução de topo para a gestão da manutenção de equipamentos, frota e edifícios. Este é um software com tecnologia portuguesa e acessível a partir de qualquer dispositivo com acesso à Internet. Com controlo 360º nas diferentes vertentes da manutenção (planeamento, ordens de trabalho, inventário e contratos, por exemplo), o Valuekeep é uma ajuda indispensável para começar a otimizar a sua gestão.
Estas são algumas das estratégias para rentabilizar a manutenção de equipamentos em que o Valuekeep o pode apoiar:
Já diz o velho ditado que “no prevenir é que está o ganho”. Esta é uma verdade essencial também no que diz respeito à manutenção de equipamentos. Em vez de correr sempre atrás do prejuízo e apenas fazer intervenções em caso de avaria, é importante implementar estratégias de manutenção preventivas. Ou seja, definir quando é que cada equipamento deve ser sujeito a manutenção, de forma regular.
O Valuekeep apoia-o na implementação destas estratégias. Basta definir a periodicidade de manutenção de cada equipamento ou estabelecer contadores específicos (número de impressões numa fotocopiadora, por exemplo) e, a partir daí, o software avisa-o do momento em que cada ativo deve ser novamente alvo de intervenção.
Uma estratégia de manutenção preventiva permite, a prazo, reduzir custos de intervenção e aumentar o ciclo de vida de cada equipamento.
Quando é que comprou cada equipamento da sua empresa? Quais estão ainda cobertos por garantia? Quantas intervenções por avaria já foram feitas a cada equipamento – e quais os custos associados? Conhecer o histórico de cada equipamento é fundamental para melhorar a gestão da manutenção e apoiar as suas decisões estratégias. Saber, por exemplo, que um equipamento fora da garantia tem estado a avariar sucessivamente no último ano, com custos de intervenção cada vez maiores, é pertinente para tomar a decisão de o substituir ou continuar a investir em manutenção.
De forma complementar ao histórico por equipamento, a análise de custos é um fator indispensável para otimizar a gestão da manutenção. Com o Valuekeep, controlar os custos de manutenção torna-se mais simples: basta consultar os dashboards sobre custos das operações por ativo, por tipo de manutenção ou por mão-de-obra, entre outros.
A partir destes dados, analise a evolução dos custos e trace estratégias para os otimizar (como a mudança de fornecedor de serviços de manutenção, o ajuste da periodicidade das manutenções preventivas ou a substituição de equipamentos).
Uma das formas de garantir os bons resultados da gestão da manutenção passa por assegurar o rigor nos dados que “alimentam” o software. Quando as equipas se esquecem de registar a informação ou fazem registos incompletos, acabam por prejudicar a visão completa que o software de manutenção agrega. Além do rigor, é também importante garantir que os técnicos não perdem demasiado tempo administrativo no registo destes dados, de forma a motivá-los para este registo e libertar tempo para as intervenções no terreno.
O Valuekeep permite registar, através do smartphone, quais os custos, tempos e consumos de materiais logo no momento da intervenção no terreno, em qualquer lugar. Esta é uma operação rápida para o técnico, que vai permitir ao gestor da manutenção aceder a informação mais rigorosa – e em tempo real – do que está a acontecer no terreno. É também uma forma de controlar a execução das ordens de trabalho em tempo real.
Além do registo de dados, os técnicos conseguem aceder às ordens de trabalho e informação mais detalhada sobre cada tarefa via smartphone, o que é um reforço extra à produtividade das equipas.
Integração com o ERP – um novo mundo de possibilidades para otimizar a manutenção
O Valuekeep funciona autonomamente ou integrado com o ERP Primavera. Se já for cliente do ERP Primavera, esta integração é uma forma de otimizar ainda mais os processos ligados à manutenção e acelerar os procedimentos administrativos. Por um lado, poderá migrar automaticamente toda a informação sobre artigos, centros de custo e funcionários para o Valuekeep, sem necessidade de duplicação de dados. Por outro, pode passar facilmente os dados das intervenções de manutenção do Valuekeep para o ERP, para um controlo total de peças em stock e análise de custos de mão-de-obra.
Comece uma nova era para a manutenção dos seus equipamentos com a ALVO, o seu parceiro de implementação Valuekeep e ERP Primavera. Entre em contacto connosco para saber mais informações sobre o Valuekeep e de que forma é que este pode ser adaptado facilmente às necessidades do seu negócio. Basta ligar grátis 800 789 789 ou enviar um e-mail para suporte@alvo.com.
