O objetivo deste artigo é o de esclarecer as alterações que vão ocorrer na aplicação Primavera relativamente à comunicação dos Working Documents referidos na Portaria n.º 302/2016, de 2 de dezembro.

De acordo com esta portaria, passa a ser obrigatória a inclusão dos denominados Working Documents − Notas de Encomenda, Orçamentos, Pró-formas, entre outros − no SAF-T (PT), e a assinatura dos mesmos:

  • Os Working Documents são documentos de venda do tipo Pedido de Cotação, Cotação e Encomenda
  • Sugerimos a visualização do Webinar Novo formato do ficheiro SAF-T
  • Neste webinar falamos dos working documents e da possibilidade destes virem a ser assinados e comunicados. Até à realização deste Webinar, não existia uma resposta com caractér vinculativo por parte da AT, assim sendo a Primavera não realizou nenhuma das alterações previstas na Portaria n.º 302/2016


       
1. Working Documents

Os Working Documents devem ser assinados no momento prévio à sua impressão.

Para além de constarem no SAF-T (PT), estes documentos devem ainda ser comunicados à AT (exclusivamente através do envio mensal pois não são suportados pelo Web Service da AT).

Atendendo ao potencial impacto operacional que estas alterações poderiam provocar,  a Primavera quis garantir que os processos atuais das empresas sofram o mínimo impacto possível.

A Primavera considerou que os documentos não passíveis de emissão (não emissíveis) são documentos que,  não podem ser colocados à disposição de terceiros em formatos que possam ser confundidos com faturas ou documentos equivalentes. Considerando ainda que apenas os documentos emissíveis requerem assinatura.

Com base nestas considerações, a PRIMAVERA procedeu às seguintes alterações no ERP:

Adoção do conceito de Séries não emissiveis, Emissiveis e Emissão ocasional de documentos.

Séries não emissíveis

Os documentos configurados com série não emissível correspondem a documentos internos da aplicação cujo uso normal não implica a entrega a clientes.

As séries não emissíveis têm como principais características:

  • Não se destinam a impressão;
  • Não se destinam a entrega a clientes (terceiros);
  • Não são assinadas para efeitos de certificação de software (PT);
  • Não são recolhidas para SAF-T (PT).

A impressão destes documentos configurados com séries não emissíveis, só será possível através do novo mapa disponibilizado pela Primavera.

A configuração de séries não emissíveis só está disponível para documentos do tipo Pedido Cotação, Cotação e Encomendas.


Séries emissíveis


Os documentos configurados com série emissível correspondem a documentos cujo cenário de uso normal implica a entrega a clientes.

As séries emissíveis têm como principais características:

  • Destinam-se a impressão;
  • Destinam-se a entrega a clientes (terceiros);
  • São assinadas para efeitos de certificação de software (PT);
  • São recolhidas para SAF-T (PT).

A configuração de séries emissíveis só está disponível para documentos do tipo Pedido Cotação, Cotação e Encomendas.


Emissão ocasional de documentos

Para documentos que habitualmente não são emitidos mas em que existe a necessidade da sua emissão ocasional, está a ser criada a possibilidade de emitir um documento através de uma única operação no editor de vendas. Com a nova operação de contexto “Emitir Documento”, será feita a anulação do documento da série não emissível e a duplicação do mesmo para uma série emissível associada.

Perguntas Frequentes que podem surgir após a alteração do processo de emissão de documentos.


1. A atualização do ERP Primavera tem impacto nos documentos do tipo financeiros e stock/trans?

Sim, mas só em Portugal. Apenas nos documentos stock/trans configurados para não acompanhar bens em circulação. Não poderá utilizar as séries atuais e deverá de criar novas séries, uma vez que as séries anteriores não são assinadas e não podem coexistir numa mesma série documentos assinados e não assinados.

Em Portugal, estes documentos passam a ser todos assinados e são comunicados à Autoridade Tributária como Working Documents.

Os restantes documentos de stock/trans (configurados para acompanhar bens em circulação) e do tipo financeiro não sofrem qualquer impacto com a atualização do Erp Primavera.

2. A atualização do ERP Primavera tem impacto nos documentos do tipo Pedido Cotação, Cotação e Encomenda?

Sim. Todas as séries destes tipos de documentos passam a estar automaticamente configuradas como séries não emissíveis, ou seja, estes documentos deixam de ser impressos no formato atual e podem ser editados / alterados.

3. Utilizo documentos do tipo Pedido Cotação, Cotação e Encomendas e costumo alterar e imprimir documentos para colocar à disposição de clientes. Como devo proceder?

Nesta situação, deve utilizar um documento configurado com série não emissível. Desta forma é permitido alterar o documento até à sua finalização. Quando o documento estiver finalizado, deve emitir um documento configurado com série emissível.

Para otimizar esta situação, após finalizar o documento configurado com série não emissível, pode utilizar a funcionalidade de contexto “Emitir Documento”. Ao emitir um documento, o documento original (série não emissível) é anulado e é então criado um novo documento (série emissível).

O documento deverá já estar configurado com pelo menos uma série emissível.

4. Utilizo documentos do tipo Pedido Cotação, Cotação e Encomendas, mas não os imprimo para colocar à disposição de clientes. Como devo proceder?

Nesta situação não necessita de efetuar qualquer configuração.

Se necessitar de imprimir o documento para uso interno, poderá imprimi-lo, no entanto a sua impressão está restrita ao novo mapa disponibilizado para este efeito pela Primavera.

5.Utilizo documentos do tipo Pedido Cotação, Cotação e Encomendas, mas não altero os documentos e imprimo-os para colocá-los à disposição de clientes. Como devo proceder?

Nesta situação terá de criar novas séries de documentos configuradas como séries emissíveis, onde poderá criar diretamente os seus documentos.

6. Tenho integrações de encomendas a partir do módulo de Transações Eletrónicas, como devo proceder?

A integração de encomendas a partir de Transações Eletrónicas deverá ser feita para séries internas. Caso pretenda imprimir para colocar à disposição de clientes, deverá emitir o documento para uma série de emissão, série essa que deverá de ser criada para esses documentos, uma vez que as séries atuais são migradas para séries não emissíveis.

7. Crio documentos do tipo Pedido Cotação, Cotação e Encomendas no POS, também vou poder emitir documentos?

Não, no POS tanto podem ser criados documentos em séries não emissíveis, como em séries emissíveis, no entanto não existe a possibilidade de emitir um documento no POS.
Em termos de impressão, no POS apenas podem ser impressos (talão e A4) documentos criados em séries configuradas como sendo emissíveis. Documentos criados em séries não emissiveis apenas podem ser impressos em A4 e no mapa disponibilizado pela PRIMAVERA para o efeito.

 

Quando vai estar disponível esta nova versão?

Estas alterações serão disponibilizadas nas seguintes versões:

  • Setor Privado – Service Release 7 (prevista para 25/10/2017)
  • Setor Público – Service Release 3 (prevista para 11/11/2017)

 

Precisa de apoio para configurar estas opções?

Se precisar de apoio para a atualização do seu software ou na configuração destas novas opções, ligue gratuitamente para o suporte Alvo, todos os dias úteis entre as 8h e as 20h através do número verde 800789789.

 

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