O Desafio

A Centralseg procurava uma solução que permitisse o armazenamento centralizado de toda a informação em formato digital pelos seguintes motivos:

  • O arquivo físico já tinha alguma dimensão, o que tornava a pesquisa de documentos bastante morosa;
  • Necessidade de garantir a integridade dos documentos, de forma a permitir a futura certificação ISO 9001;
  • Por último, pretendia-se reduzir os custos com consumíveis de cópia e impressão.

A Solução

A Alvo apresentou o Mytho Gestão Documental, uma solução desenvolvida à medida e que tem a vantagem de ser totalmente integrada com o ERP Primavera, permitindo a pesquisa, introdução e remoção de documentos de forma intuitiva a partir do ERP. A solução tem as seguintes características e funcionalidades:

Tecnologia utilizada

A solução é baseada em webservices e assente numa plataforma web, utilizando um motor de base de dados SQL. Como os documentos são guardados diretamente na base de dados, evita-se a eliminação acidental.

Segurança

O acesso ao sistema pode funcionar com mecanismos próprios de autenticação de utilizadores ou com autenticação Windows.

Indexação de documentos a movimentos no ERP

Depois de digitalizados, os documentos podem ser indexados a documentos de vendas, compras, contas correntes, tesouraria, stocks e movimentos contabilísticos do ERP.

Indexação de documentos a entidades no ERP

É ainda possível anexar os documentos a qualquer entidade no ERP (clientes, fornecedores, outros terceiros, estado, acionistas e funcionários), indexando o mesmo a categorias previamente definidas pela organização como, por exemplo, Correspondência, Reclamações e Contratos.

Acesso via web

Para além do acesso diretamente no ERP, o Mytho é ainda disponibilizado através de um portal web, a partir do qual é possível anexar, visualizar ou remover documentos.

Ferramenta de administração

Permite a gestão de perfis de acesso à informação, bem como definir por utilizador as permissões de anexação, visualização e remoção de documentos. Permite ainda a criação de categorias de informação confidencial, sendo esta disponibilizada apenas aos utilizadores que dela necessitam.

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Os resultados

A solução desenvolvida pela Alvo permitiu que a pesquisa de informação se tornasse num processo simples e rápido garantindo a agilidade e dinâmica procurada pela Centralseg.

O facto dos documentos estarem digitalizados e armazenados numa plataforma sujeita a backups frequentes, garante a segurança e controlo da informação, cumprindo assim um dos critérios fundamentais para a certificação ISO 9001.

O objetivo de redução de custos foi igualmente alcançado e, em 2011, a Centralseg reduziu os seus custos com material de escritório em 42%. A poupança total traduziu-se num montante de aproximadamente 8.000 euros, o que significa que a Centralseg obteve o retorno do seu investimento num período inferior a um ano.

Sobre a Centralseg, Lda

Logo Centralseg

Fundada em Março de 2005, a Centralseg, Lda. (www.centralseg.pt) dedica-se à distribuição de equipamentos eletrónicos de segurança para o mercado nacional.

A sua atuação centra-se nas diversas áreas deste setor, seja, CCTV, Intrusão, Deteção de Incêndios, Deteção de Gases e Controlo de Acessos, tendo como representadas as seguintes marcas: Samsung, Provision, American Dynamics, Kantech, Guardall, Risco-Rokonet, Apollo Fire, GFE, Rosslare, CQR, AirSense, Sewosy, Atron, Optex, Apollo Security, Sensitron, AG Neovo, Klaxon, Diamec, L1 ID (Bioscrypt), Bentel, Indigo Vision, entre outras.

Atualmente, é constituída por 12 funcionários e obteve um volume de negócios em 2011 de aproximadamente 3.340.000 Euros.

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